¿Por qué las videoconferencias suelen ser tan agotadoras?
En realidad las videoconferencias bien hechas no cansan. Y por bien hecho me refiero a una buena calidad de sonido, tener suficiente luz y una netiqueta del participante. Simplemente hay ciertas cosas que no se hacen. Por ejemplo, imágenes movidas porque alguien está caminando con su dispositivo móvil, no apagar el micrófono mientras otra persona está hablando o desayunar durante una conferencia. Todas estas cosas generan intranquilidad y tensionan excesivamente nuestros órganos de percepción.
¿Qué pasa con nuestra percepción en las reuniones virtuales?
Nuestra percepción es muy limitada. En las reuniones cara a cara, por ejemplo, echar un vistazo alrededor es suficiente para darse cuenta de los estados de ánimo. Los gestos y las expresiones faciales nos dan una respuesta clara, al igual que la postura. ¿Cómo se sienta alguien? ¿Es un ligero asentimiento, un movimiento de cejas? Todas estas señales nos dan información sobre la postura de los participantes. ¿Hay acuerdo? ¿Rechazo? ¿Hay cansancio?
En las reuniones telemáticas este nivel de información falta, así que nuestras “antenas” para detectar el ánimo de los demás están constantemente buscando esas señales. Eso cuesta mucha energía.
¿Qué podemos hacer para contrarrestar la fatiga?
Antes que nada, conviene ser considerado e invertir dinero en el equipo técnico de los participantes. Sentarse a contraluz dificulta la interpretación de las expresiones faciales. Si la cara está a media luz o los participantes están sentados muy cerca de la cámara y no se pueden reconocer los gestos y todo eso cuesta energía.
Con una mala calidad de imagen, sonido o una línea con constantes cortes, nuestro cerebro tiene que trabajar a toda velocidad para dar sentido a la imagen entrante y a los fragmentos de palabras que escucha. Y eso, por supuesto, se traduce en un mayor esfuerzo.
¿Qué hacer entonces?
Minimizar las distracciones y las influencias externas que puedan competir por nuestra atención. Por lo tanto, si es posible, hay que cerrar la puerta y colocar un cartel en el que se lea “no molestar”. Si a la vez que se está atendiendo a una videoconferencia, se abre la pantalla para terminar rápidamente un correo electrónico que se había iniciado antes, está claro que va a resultar difícil y agotador volver al tema de la charla.
Asimismo, también es importante contar con un buen líder de la reunión, ya que los participantes se interrumpen entre ellos constantemente. Normalmente se puede ver que alguien quiere hablar con pequeños gestos como aclararse la garganta, reacomodar la postura en el asiento o levantando las cejas. Sin embargo, esto no funciona en las reuniones virtuales, y a menudo sucede que dos personas empiezan a hablar al mismo tiempo. Si no se han establecido reglas claras para las reuniones, a la larga todo ello pude resultar muy agotador.
¿Cómo podrían ser las reglas de la reunión?
Mi recomendación es no sentarse muy cerca de la cámara porque así se puede ver algo del lenguaje corporal. También se puede recurrir al signo internacionalmente conocido de levantar la mano para hacer notar a la persona que está dirigiendo la reunión que se quiere intervenir en el debate.
Otra opción es que, aquellos que deseen contribuir al debate, puedan dejar una señal en el chat o simplemente dejar su propio nombre para indicar que quieren hablar. La persona que presida o dirija el encuentro tiene que proporcionar un esquema claro del desarrollo de la reunión y guiar a las personas que asisten al encuentro por cada una de las fases.
¿Y cómo se podría estructurar una reunión de este tipo?
Una posibilidad sería dividir la reunión en temas individuales y bloques de tiempo cortos, por ejemplo, de un máximo de 30 minutos, e incluir un descanso de 10 a 15 minutos entre los bloques. Antes de la reunión, se pueden distribuir las tareas y hacer que diferentes participantes presenten diferentes temas. O también se puede dividir la reunión en subgrupos más pequeños conformando grupos de trabajo y luego analizar los resultados entre todos.
Otro consejo: instalar una señal luminosa para que de vez en cuando cada uno de los participantes pueda decir algo brevemente o expresar su posición en una sola frase. También se puede hacer una consulta con diferentes opciones. Por ejemplo, se pregunta por el estado de ánimo y se dan varias posibles respuestas como un rayo, unas nubes o el sol. Cada uno puede marcar con el cursor cómo se siente.
También se podrían incorporar elementos lúdicos, como una especie de caja registradora en la que se abonan puntos cada vez que alguien rompe las normas del encuentro virtual y tan pronto se pueda hacer la siguiente reunión “en vivo y en directo”, se compra una botella de cava con los puntos abonados.
