“El tiempo es oro”, sobre todo cuando se trata de trabajar de forma efectiva. Para ser más productivo no solo se requiere un ambiente tranquilo para relajar la mente, se necesita una adecuada administración del tiempo para no gastar mucha energía en tareas sencillas y avanzar más rápido.
“La gestión del tiempo es la forma en que decidimos utilizar el tiempo que tenemos para maximizar nuestra productividad en el logro de objetivos a corto y a largo plazo. Es como hacer malabares para aumentar la eficiencia y lograr un mejor equilibrio entre, por ejemplo, la vida laboral y familiar”, dice Guillermo Salazar, coach de vida.
Beneficios de administrar el tiempo
Desde pequeños nos han aconsejado a gastar el tiempo de forma inteligente, sin embargo, es difícil tomar control de cada minuto cuando existen muchas distracciones. Esto provoca que disminuya la calidad del trabajo, los plazos se hagan más cortos, haya un desequilibrio laboral y familiar, incluso se hace presente el estrés y la ansiedad de forma constante.
Entre los beneficios de gestionar el tiempo de forma correcta está entregar el trabajo en los plazos estipulados y que las tareas sean de calidad. Esto último se logra debido a que el cerebro, al recibir una tarea, sabe que debe seguir una serie de pasos que lo llevarán a conseguir el éxito deseado. Por ello demanda concentración y enfoque determinado.
Además, disminuye el estrés y ansiedad, los cuales se hacen más presentes ante la alta demanda de trabajo y “no solo pueden obstaculizar la productividad, sino que también afectan la salud. El estrés excesivo y la hipertensión pueden conducir a enfermedades”, dice el profesional.
Una buena administración del tiempo beneficiará todos los ámbitos de su vida, no solo el profesional, ya que podrá mejorar su relación con los demás y con usted mismo. “Es como si le sobraran horas al día, porque podrá hacer todo eso que no podía por falta de tiempo. Podrá salir más con sus amigos, disfrutar más a su familia, etc.”, agrega Salazar.
Estrategias para administrar el tiempo
Luego de conocer los beneficios de una buena gestión del tiempo, quizá se cuestionará cómo puede comenzar a aplicarlo. Estas son algunas de las estrategias más comunes y efectivas para administrar mejor las horas de trabajo.
Evite distracciones
En todo momento y en todo lugar encontraremos distracciones. Quizá nuestro celular, redes sociales, nuestra mascota, sobrinos, hijos, etc., pueden hacer que el tiempo de trabajo se nos haga más largo.
Lo ideal es hacer una planificación y seguirla al pie de la letra, mentalizarse que el tiempo programado es 100% para hacer el trabajo. Procure cerrar todas las ventanas del navegador que no tengan relación con la tarea que hace en el momento, aleje su celular y busque un lugar en donde no pase gente.
Técnica Pomodoro
Esta técnica consiste en usar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo enfocados en 25 minutos, separados por un breve descanso de 5 minutos. Después de cuatro bloques de tiempo consecutivos puede tomar un descanso más largo, de entre 25 y 30 minutos.
Los beneficios y motivación de esta técnica consisten en los descansos frecuentes, que ayudan mantener la mente fresca. En ese receso puede distraerse platicando con sus compañeros, leer un artículo no relacionado al trabajo o ver un vídeo.
Al principio, mientras que su cerebro se acostumbra a trabajar por bloques, puede utilizar un temporizador y que suene la alarma cada 25 minutos.
Matriz de Eisenhower
Con esta herramienta podrá distinguir entre las tareas urgentes e importantes para organizar el fluyo de trabajo de manera más eficiente. También es conocida como la matriz de gestión del tiempo, la caja de Eisenhower y la matriz urgente-importante.
Lo que propone es hacer una división de cuatro categorías: las tareas que se deben realizar primero, las que programará para más tarde, las que delegará y las que eliminará.
Aunque las tareas urgente e importante tienen relación son diferentes. Las primeras requieren atención inmediata y tienen consecuencias claras si no las finaliza en determinado tiempo, mientras que las segundas ayudan a cumplir los objetivos a largo plazo. El hecho de que se puedan dejar para después no quiere decir que no importen.
Los cuatro cuadrantes de la matriz se dividen en:
- Hacer: se colocan las tareas urgentes e importantes
- Programar: se colocan las tareas no urgentes pero importantes.
- Delegar: se colocan las tareas urgentes, pero no importantes. Se deben realizar ahora, pero no afectan las metas a largo plazo.
- Eliminar: si aún le quedan tareas por colocar en el cuadrante, estas son las no urgentes ni importantes. Por ello se consideran distractores. Lo ideal es sacarla de su lista de tareas.
Habit Stacking
Con esta estrategia se busca incluir nuevos hábitos a su rutina, encadenándolos a otros que ya tenga consolidados. La idea, según los expertos, es automatizar algunas actividades con otras que ya tenga establecidas.
Cuando se quieren cambiar hábitos es importante introducir modificaciones en la rutina de forma paulatina, puesto que se encadena a sus actividades diarias los nuevos hábitos que quiere incorporar. Por ejemplo, si quiere leer 30 minutos diarios revise su rutina y vea en qué momento del día sería ideal incluirlo.
Si su rutina antes de dormir es cenar, ver televisión, tomar un té, cepillarse los dientes y dormirse, podría incluirlo después de tomar el té. Para recordarlo puede dejar el libro a la vista o colocar una alarma. De esta forma, al recordar tomar su bebida recordará incluir el nuevo hábito.
