Salud y Familia
¿Cómo organizar un convivio? detalles a tener en cuenta para planificar las reuniones de fin de año
Consejos para conseguir que un convivio sea inolvidable, ya sea un encuentro entre familia, amigos o una reunión laboral.
Ya sea con amigos o con personas del trabajo, los convivios se aproximan y es importante tener en cuenta algunos detalles para garantizar un momento ameno para todos. (Foto Prensa Libre: Shutterstock)
En vísperas de la época navideña, la mayoría de los guatemaltecos participarán o planificarán los muy conocidos convivios, que son reuniones sociales que buscan una convivencia más amena entre seres queridos o allegados para celebrar la Navidad y el fin de año.
Por ello, no está de más tener en cuenta algunas nociones importantes al momento de participar en alguna de estas actividades sociales; o en caso de organizarlas, saber a qué aspectos hay que prestar atención para garantizar un momento ameno para todos los invitados.
Ingrid Labbe, organizadora de eventos y fundadora de La Folie Events explica que, al momento de planificar un evento de estas características, es importante darle prioridad a la fecha y al lugar en que se llevará a cabo.
“Es importante que la gente sea responsable en planificar estos eventos con tiempo, y no a última hora porque ahí empiezan los problemas. En estas fechas muchos lugares donde se hacen convivios se apartan muy rápido”, dice Labbe.
Recomienda también que, si se planea organizar un convivio o reunión, se ponga atención en los detalles, por más pequeños que sean, y que no se olvide el objetivo principal de estas actividades, que es reunir a las personas para pasar un rato agradable.
“No importa si se trata de un evento grande o pequeño, los detalles siempre van a importar, como palabras de agradecimiento por lo compartido en el año o gestos que hagan sentir cómodos a todos los presentes, porque entre la planificación y la organización de todo, a las personas a veces se les olvida ese factor humano”, recalca.
“No hay que invitar solo por invitar, porque si se va a dar algo a la gente, que sea algo de calidad, y preocuparse por aspectos como la comida, los asientos, las bebidas, el ambiente y demás, porque esos aspectos las personas realmente los valoran”, dice Labbe.
Entre los detalles que los organizadores deben priorizar para garantizar un buen momento en un convivio está:
- Planificar con antelación el lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo el convivio, además de que todos los invitados tenga la información con tiempo de anticipación para que puedan confirmar su asistencia.
- Procurar aspectos como el estacionamiento de vehículos en caso las personas deban movilizarse hacia un punto en específico.
- En caso se prepare o se contrate a alguien para hacer la comida del evento, es importante tener en cuenta la cantidad de personas que han confirmado su asistencia para que haya suficiente para todos.
- En cuanto al entretenimiento, es importante que se tenga en cuenta la edad o las costumbres de los invitados para que todos se diviertan.
- Si en el convivio habrá bebidas alcohólicas, promover el consumo con moderación, ya que el exceso podría generar experiencias negativas.
- Establecer desde un inicio de la planeación si los invitados pueden acompañarse de otras personas como amigos o familiares, o si es necesario alguna vestimenta en particular.
- Si se hace un convivio dentro un hogar, es importante saber anteriormente los reglamentos dentro del lugar donde se encuentra la vivienda o apartamento (sea condominio o complejo de apartamentos), como horarios de visita o restricciones de ruido.
- También es aconsejable avisar a las personas que vivan cerca de la casa o apartamento sobre el convivio.
Reuniones laborales
Además de las reuniones con familia y amigos, también están los convivios que se organizan en el área laboral, y aunque el objetivo siempre es el mismo de garantizar un buen ambiente, es importante prestar atención a otros aspectos relacionados con el entorno y los colaboradores.
Para Silvia del Águila, consultora en recursos humanos y administración de empresas, hay que prestar atención a la cultura organizacional de cada uno de los colaboradores, como sus edades, costumbres, hábitos, disciplinas y demás características, además de recordar que, en el caso de los convivios laborales, también es un espacio para proyectar nuevas metas y reflexionar sobre lo vivido en el año.
“Este es un momento que se construye para hacer un cierre del año, celebrar los logros obtenidos durante el año y establecer en conjunto una visión que celebre los logros por venir. Hay que prestar atención la cultura organizacional porque un convivio no será lo mismo en una agencia de publicidad como en un banco o empresa financiera. Tiene que haber congruencia”, dice del Águila.
Uno de los consejos que también da a las empresas es que empleen celebraciones en donde también involucren a las familias de los colaboradores, ya que así se valora aún más el espacio laboral.
“Esto hace que la gente se identifique, y que las familias valoren también el trabajo y lo vean como un medio que los ayuda a salir adelante”, dice.
También recomienda que, en caso de que en los eventos se brinden bebidas alcohólicas, se modere en la medida de lo posible el consumo, ya que podría generar complicaciones en la convivencia, o en el peor de los casos, sucesos que provoquen consecuencias negativas.
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