Si usted desea organizar esta fiesta con sus allegados, lo ideal es que empiece de inmediato, pues, según los expertos, es temporada alta y debe reservar los servicios que necesitará para cubrir su evento. Siga esta guía que podría facilitarle esta tarea:
Defina cuántas personas asistirán
Lo primero que debe hacer, dice Wendy Samayoa, organizadora de eventos, es realizar la lista de invitados. Esto, más el presupuesto y los objetivos del convivio, será clave para decidir lo demás. “Todo dependerá de la cantidad de personas que asistan al evento”, expresa.
Elabore una lista de las personas que participarán y tome en cuenta si se tratará de un evento social para adultos o será uno familiar al que también asistan niños. Organícelo con anticipación al día del convivio para que las personas tengan disponibilidad. Recuerde que se trata de una época en la que abundan las invitaciones a las reuniones sociales.
Determine el presupuesto
Seguido de elaborar la lista, “es importante evaluar el presupuesto para tener un aproximado de cuánto se desea gastar y apegarse a ello. Si no se hace, podría pagar más de la cuenta”, agrega Samayoa. Para ello, Victoria Gálvez, organizadora de eventos de Victory Corp., recomienda que optimice su presupuesto. “Tendría que contratar a un planner o saber sobre costos para evitar complicaciones”, expresa.
Generalmente, en los convivios no hay un anfitrión solamente, sino que, al ser una reunión de todos y para todos, cada participante dispone de una cantidad de dinero. Así que, quien organice el convivio, debe preguntar a sus amigos cuánto estarían dispuestos a pagar y así crear un fondo. Fije fechas para que cada participante realice el depósito correspondiente y así estar al día con los pagos. De esta manera, se facilitará la tarea de realizar las cotizaciones y podrá decidir lo que se acopla mejor.
Establezca un horario
Antes de buscar el lugar, debe considerar el horario, ya que, si decide que el convivio se lleve a cabo en un restaurante o en un salón, dependerá de la disponibilidad que se tenga, pues los eventos sociales son recurrentes en este mes.
Recuerde que la reunión se extenderá unas horas. “El horario del convivio varía según la hora en que este termine”, dice Samayoa. Si se trata de un desayuno, tome en cuenta que este podría terminar a mediodía. Si organiza un almuerzo, culminaría al atardecer y, en el caso de una cena, hasta medianoche o según el horario de cierre del lugar.
Samayoa aconseja que tenga presente la puntualidad de sus invitados. “Con frecuencia y por cultura, las personas suelen llegar una hora más tarde que a la hora de la convocatoria y el evento inicia después”, explica. Debido a que la época demanda el tiempo de las personas en compromisos, esto podría significar un retraso.
La organizadora indica que, dependiendo de la dinámica del convivio, la hora de llegada de los invitados podría también determinar la hora para servir la comida. “Por ello, hay quienes prefieren poner foodtrucks cuando es en casa o en un salón, porque la comida siempre estará disponible”, añade.
Samayoa refiere que, generalmente, participan menos personas en los desayunos y que, en su mayoría, los convivios se llevan a cabo en el almuerzo o en la cena. “El horario también le permitirá saber qué tipo de comida se servirá, influirá en la decoración y en el vestuario para la ocasión”, explica.
Defina el lugar
Luego de lo anterior, puede definir el lugar. “Busque la plaza que se adecúe a las necesidades del evento, una donde pueda realizar todas las actividades, en la fecha y el horario conveniente”, dice Gálvez.
Para decidir en dónde será la convocatoria, los participantes deben preguntarse si desean que esta sea en una casa, en un salón de eventos o en un restaurante. Victoria Gálvez ofrece las ventajas y desventajas que se presentan en dichas opciones para que las evalúe durante la organización.
Convivio en casa
Hacer una reunión social en casa representa distintas ventajas para la convivencia y la economía. Gálvez indica que de esta manera podría implicar un gasto menor, pues no hay que pagar para la reservación del lugar.
Además, no existe una restricción de horarios y el evento podría extenderse un poco más. De igual forma, se vuelve una oportunidad para compartir, ya que los participantes se involucran en la organización.
Otra ventaja que menciona Gálvez es la comodidad de las personas, pues tienen la posibilidad de desplazarse con mayor libertad de un ambiente a otro y no necesariamente deben estar en un área específica.
Pero también hay algunas desventajas como la disponibilidad de parqueo, la restricción del nivel de ruido debido a los vecinos y la invasión a la intimidad de la familia, añade la experta. Asimismo, Gálvez señala que podría ser más estresante para quien lo organiza, pues debe estar al tanto de la gestión, el servicio de la comida y que sus invitados se sientan bien.
Si opta por realizar el convivio en casa, procure que las instalaciones cuenten con características como los servicios sanitarios, la accesibilidad de la locación, el parqueo, las autorizaciones con las autoridades correspondientes y las instalaciones eléctricas adecuadas. “Hay quienes solicitan el servicio de discoteca y resulta que no se puede instalar debido a las condiciones de la casa”, dice la organizadora de eventos de Victory Corp.
La comida en casa
El lugar y el horario del evento influirá en el menú, así como si los asistentes son adultos y niños o únicamente adultos.
Una actividad que podría ser una excusa para la convivencia es preparar la comida en conjunto. En otros casos, también existe la modalidad de “traje”, la cual consiste en que cada invitado aporta algo para formar el menú. En cualquiera de estas opciones, podría considerar que los alimentos estén disponibles para las personas en la modalidad de buffet y así no deberá asumir la tarea de servir cada plato y podrá disfrutar mejor el convivio. Asimismo, podría contratar un servicio de buffet, según la economía del grupo, y contratar meseros.
¿Y qué tal ordenar comida? Aunque esto suena muy práctico, podría complicarse, pues, al ser temporada alta de eventos sociales, esta podría llegar un poco más tarde de lo acostumbrado. Sin embargo, hay una alternativa que se ha vuelto una tendencia en Guatemala y es la de los foodtrucks.
Foodtrucks en su convivio
Estos son camiones de comida que llegan hasta su casa y los hay de todo tipo de menús. Todo dependerá de sus gustos y presupuesto.
Para Carlos Rueda, de “el Toque foodtruck”, contratar este servicio ofrece algunas ventajas como no tener que cocinar ni servir. Todo llegará hasta su casa y “le dará una atmósfera más relajada a su evento porque el menú no es emplatado. Aunque no deja de ser una buena comida, un menú formal y hasta gourmet”. Además, dice Rueda, es un espectáculo para los invitados, ya que pueden observar cómo preparan la comida en los camiones.
Si busca convidar a sus invitados con un menú fuera de lo tradicional, los foodtrucks son una excelente opción. “No se sirve la pierna con salsa, puré y una ensalada navideña. Con este servicio, rompemos la formalidad”, agrega Rueda.
Lo recomendable es reservar este servicio por lo menos con dos semanas de anticipación para que este se pueda proveer de los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de su evento.
Para la cotización, averigüe cuál es el mínimo de platos con el que el camión de comida cubriría su evento, pregunte por el precio de los menús y divídalo entre cada persona. Procure que el dinero haya sido recabado en su totalidad antes del día del convivio, para que no tenga que lidiar con ese pendiente durante la celebración. Recuerde que podrían pedirle un anticipo.
De igual forma, asegúrese de que las instalaciones de la casa sean adecuadas para que ingrese el camión de comida. “En ocasiones, no hemos podido entrar por la altura. Si fuera en un condominio o en un parque, es recomendable solicitar la autorización para el ingreso”, indica Rueda.
Si es algo más informal, también está la opción de contratar carreta de “shukos”, tacos o pizza que lleguen a hornear al lugar. También se pueden contratar servicios de parrillas para que lleguen a asar la carne, así se sirve la comida caliente.
Entretenimiento para todos
Al ser un convivio navideño, la prioridad siempre será que todos se la pasen bien y, aunque tiene que ver la disposición de cada persona, también influyen las actividades que se propongan para la diversión.
Si hay niños, lo ideal es que se contrate un servicio para ellos, dice Samayoa. Esto dependerá de su presupuesto. “Con ellos se puede llevar a cabo actividades según las edades como manualidades, show musical navideño y saltarines. También habrá que evaluar los objetivos de la reunión, si se desea tener una actividad de integración familiar”, expone.
Samayoa propone algunos juegos como la búsqueda de objetos y otros rallys en familia. “Se pueden conformar equipos que resuelvan sopas de letras, adivinanzas, forrar de arbolito a un participante de cada grupo, crear una coreografía, cantar todos juntos”, agrega. Lo importante será divertirse y generar bonitos recuerdos entre los seres queridos.
Convivio fuera de casa
Para quien organice el convivio, hacerlo fuera de casa podría resultar un poco más relajante, pues no será necesario que se encargue absolutamente de todo el servicio. Pero, para asegurarse de que todo marche bien, Gálvez aconseja que considere el tamaño del salón según la cantidad de personas asistentes, el tipo de música, el nivel de privacidad (ya que, en ocasiones son ambientes compartidos), el tiempo con el que se contará para estar en el área, el costo por menú, la disponibilidad del parqueo y la accesibilidad para todos.
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