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Uno de los mayores problemas de productividad en el trabajo son las reuniones planificadas, organizadas o gestionadas de manera deficiente, una realidad que, a raíz de la pandemia y del aumento del teletrabajo, se ha traspasado al mundo virtual e, incluso, ha ganado aún más preponderancia, según los expertos en entornos laborales.
En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord rozando los casi tres mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo, según datos que maneja la firma Udemy, una de las plataformas de formación “online” más grandes del mundo.
“Estos encuentros, no solo afectan a la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés”, puntualiza esta empresa.
“De hecho, alrededor del 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que deben atender y a las que, en muchas ocasiones, son invitados sin necesidad, y afirman que no son productivas”, según esta misma fuente.
Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, afirma que “tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás”.
“Las reuniones impactan en todas las áreas organizacionales y por eso debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”, destaca.
Señala que para garantizar el éxito de una telereunión es importante que sus organizadores definan el objetivo del encuentro; elijan a los participantes adecuados; preparen una agenda; designen a un moderador que gestione el tiempo de las intervenciones; documenten lo sucedido y creen un plan de seguimiento.
Claves para las telereuniones
“Para que la reunión sea más productiva, además de la buena planificación por parte de la empresa u organización, es vital que los participantes convocados sigan una serie de recomendaciones que redundarán en un mejor aprovechamiento del encuentro a distancia y en una reducción del estrés o el agobio que podrían experimentar”, explica Mansilla a Efe.
1.- Prepararse para disponer rápidamente de la información
“Si la reunión fue bien planificada, contaremos con una agenda. Es importante prestarle especial atención y no solo leerla por encima. La agenda nos indica exactamente qué temas vamos a tratar en el encuentro y esto nos permite prepararnos para la reunión”, señala la experta de Udemy.
Señala que es importante, antes de cada encuentro, “repasar la agenda y los contenidos que necesitemos preparar, así como leer todo el material adicional que nos hayan compartido”.
Para Manilla “es buena práctica tener todos los materiales abiertos en distintas ventanas durante el encuentro así, si queremos comprobar algún dato, podemos hacerlo sin necesidad de abrir el correo electrónico”.
“La mejor forma de prepararse es informarse. Si carecemos de una agenda o recibimos el asunto o el título de la reunión, debemos contactar con el organizador, al menos 24 horas antes para preguntarle sobre qué vamos a conversar”, añade.
2.- Organizar los entornos de trabajo físico y digital
Mansilla aconseja participar de la telerreunión “desde el lugar más tranquilo y silencioso de la casa y con un fondo plano sin decoración, para que los interlocutores no se distraigan y puedan enfocarse en nosotros. Además se debe utilizar auriculares con micrófono y no solo el audio del ordenador, que capta el sonido ambiente y dificulta la escucha”.
“Debemos tener un vaso de agua para hidratarnos, una silla que nos permita apoyar toda la espalda y cuidar la posición de trabajo durante las reuniones para no generar problemas cervicales”, señala.
El espacio digital, es igual de importante que el físico, según Mansilla, quien recomienda desactivar “las notificaciones de Instagram, WhatsApp, correo electrónico, y de todas las ‘apps’ que estemos usando, para no caer en la tentación de ir a ver de qué se tratan los avisos y así perder el foco del encuentro”.
3.- Normas para expresarse durante la reunión virtual
“Si en el entorno virtual hablamos nosotros durante 10 minutos sin permitir ningún tipo de interacción, es probable que las personas se distraigan. Cuanto más repitamos este comportamiento, más difícil va a ser captar la atención de los asistentes”, advierte.
Para Mansilla “es recomendable interactuar, como mínimo, cada 7 minutos, teniendo cuidado de no abrir el micrófono y hacer perder a otra persona el hilo de su exposición”.
“Si han transcurrido más de 5 minutos en los que solamente o has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta, por ejemplo si se está entendiendo todo o si ha surgido alguna duda hasta el momento”, sugiere.
Explica que de ese modo, “el orador consigue que aquellos participantes que no estaban en pantalla, vuelvan para contestarle, y que aquellos que si estaban, participen más activamente y se vean menos tentados a hacer otra cosa en lugar de prestar atención a la reunión”.
4.- Gestionar el tiempo y evitar interrupciones e imprevistos
“Uno de los desafíos de las videollamadas son las interrupciones. Si no contamos con un moderador durante el encuentro y trabajamos con los micrófonos abiertos, la conversación se va a descontrolar. Así que debemos definir, al comenzar la reunión, cómo vamos a gestionarla”, indica Mansilla.
Señala que “la plataforma Zoom tiene una función que se llama ‘levantar la mano’, que puede activar quien tenga una duda o consulta. Así, el orador, puede terminar su exposición sin interrupciones y, al finalizar, habilitarle el micrófono a la persona que corresponda para contestar su pregunta”.
Además, “debemos conectarnos siempre 5 minutos antes para comprobar que todo funcione bien, ya que en las reuniones virtuales perdemos una media del 15% del tiempo resolviendo cuestiones técnicas”, advierte.
“Con la simple práctica de conectarnos antes y saludar al anfitrión, vamos a asegurarnos de que escuchamos y nos escuchan bien”, concluye Mansilla.
