En los casos que se ha ejercido la representación legal o Contador de una sociedad mercantil, fundación, asociación, cooperativa u otra entidad, ¿qué hacer cuando en los registros de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) aún sigue como tal y sin embargo ha dejado de laborar para el contribuyente?

Varias personas nos han comentado que al consultar en el portal del ente fiscalizador su situación se han encontrado con que siguen apareciendo como representantes legales, no obstante que han dejado de ejercer dicho cargo y así mismo también ocurre con los peritos contadores y es posible que ellos son más los casos y sucede mayormente cuando prestan servicios independientes, que cuando han dejado de trabajar para su cliente, el contribuyente no presenta el aviso del cambio.

Para las personas que ya no fungen como representantes legales y su nombramiento sigue apareciendo en los registros de la autoridad tributaria, el artículo 120 del Código Tributario establece el procedimiento que se puede seguir para informar a la Administración Tributaria de la situación. Dicha norma legal establece que “La persona individual que deje de ser representante legal de una persona jurídica podrá dar aviso a la Administración Tributaria de dicho extremo, acreditándolo con la certificación emitida por el registro que corresponda”. De esta regulación cabe destacar los siguientes aspectos: 1) La presentación del aviso a la SAT es una opción, no es obligatoria; 2) Se debe adjuntar al memorial la certificación del registro que corresponda; es decir, si se ha ejercido la representación de una sociedad mercantil el documento se deberá obtener del Registro Mercantil, y en el caso de asociaciones, fundaciones y otras entidades no lucrativas sería del Registro de Personas Jurídicas. Referente a las cooperativas, la certificación deberá obtenerse del Instituto Nacional de Cooperativas. Por otro lado, hay que destacar que el memorial no es solicitud, sino que es un aviso a la SAT, y por ello hay que estar consciente de que el ente fiscalizador no estará emitiendo ninguna resolución. Por esta particularidad es recomendable que una vez presentado el aviso correspondiente, la persona deberá conservar la copia del memorial con el sello de recepción de la autoridad tributaria, en señal de que ha informado que ya no es representante legal.

En el caso de los contadores, tal diligencia no está regulada en el Código Tributario, sino que está contenida en el acuerdo número 08-2010, que se denomina Disposiciones Administrativas Sobre las Funciones y Responsabilidades de los Peritos Contadores Inscritos Ante la Superintendencia de Administración Tributaria, y que en el artículo 11 establece que el perito contador queda obligado a informar a la SAT de cualquier cambio que ocurra en cuanto a su acreditación ante la SAT y entre las cuales se destaca su deber de comunicar que ha dejado de prestar sus servicios como perito contador al contribuyente de que se trate. Conforme a esta regulación, es necesario presentar el memorial de aviso ante la autoridad tributaria, reiterando que no es solicitud, por lo cual, el ente fiscalizador no emitirá resolución alguna y por ello es recomendable archivar la copia con el sello de recepción de la SAT.

Es de indicar que aún presentando las referidas comunicaciones en los registros de la autoridad tributaria se continuará figurando como representante o contador, porque es al contribuyente al que le corresponde solicitar la baja del nombramiento. Contar con la copia del documento presentado en señal de haber informado, es útil para la persona para comprobar que ya efectuó el aviso correspondiente.