Al elaborar la Carta Magna Familiar (CMF) se han de incorporar distintos procedimientos de organización y de decisión. Algunos de estos temas son los siguientes: Definir las generaciones; establecer las fases de operación; tipo de escrituras que en la legislación de Guatemala se pueden elaborar como sociedades anónimas, en sociedades en comandita o sociedad grupal. Esta última es muy adecuada para las empresas familiares (EF), aunque hay muy poca práctica jurídica al respecto. También establecer holdings, como lo estipula la Ley de Bancos para entidades financieras, y se puede trabajar vía fideicomisos en un banco nacional o en un banco extranjero.

Entre los grandes temas se definen los parientes políticos y su posible participación o no en las EF; elaborar testamentos, aun cuando se hayan organizado sociedades previamente; seleccionar al abogado, escoger a los directores familiares y a los externos. El texto de la CMF también tiene procedimientos: elaboración por etapas y tiempos requeridos, identificación de los signatarios, patrimonio a incorporar. Se suele decir en este punto que el patrimonio se conoce al fallecer el fundador, lo cual no es una buena práctica.

Otros temas de interés son el tipo de acuerdos entre personas y estirpes, forma de transmisión de la propiedad en las siguientes generaciones y su vinculación con los testamentos, prohibir o no la transferencia de la propiedad —acciones—, elaborar una carta de contingencia por aquello de las sorpresas o eventos inesperados, y establecer mecanismos para los derechos de tanteo en la venta de acciones.

Conviene también incorporar: Mecanismos de valuación de la EF para comprar o vender a otros miembros, mandato del testamento para el cumplimiento de la CMF, disposiciones para la pignoración de acciones o bienes del negocio, distribución de dividendos. En cuestiones administrativas y financieras aprobar el presupuesto de funcionamiento del nuevo grupo, sede de oficinas del nuevo grupo, definir gastos generales y comunes.

En lo que se refiere a los órganos de gobierno, específicamente para los Consejos de Administración, establecer los procedimientos y remuneraciones; forma de redactar y aprobar las actas, definir las representaciones en las juntas directivas y Asamblea General, formar el Consejo Familiar, definir funciones del Consejo Familiar. Finalmente está la etapa de transición. Establecer reglas de la primera y segunda generación, prepararse para la administración de la EF, fecha de entrada en vigor, traspaso de poderes al cónyuge en la primera generación.

Mayorías requeridas. En la Asamblea General se pueden establecer varias reglas, para que las disposiciones se aprueben con un mínimo de porcentaje y de personas o estirpes. En el caso siguiente, y solamente como ejemplo, se calculan cinco personas o estirpes.

La Asamblea General puede constituirse con el 100% de las acciones, y se denomina Asamblea Totalitaria. Para modificar la CMF se puede hacer con el 80% o cuatro personas. Para la venta pública de acciones, el mismo porcentaje o personas. Por ejemplo, requerir un 60% de los votos o de tres personas o estirpes para asumir créditos o préstamos; distribución de utilidades; fijar las remuneraciones a los directores en el Consejo de Administración, y nombrar directores externos.

Son solo ejemplos, como una guía. Puede haber otros temas y los porcentajes son para orientar hacia cómo tomar las decisiones. Esto a partir de que entre en vigor la segunda fase —cuando los miembros de la segunda o tercera generación asuman todas las posiciones—.

En la Junta Directiva es más sencillo. Bastará con mayoría simple —51%— para todas las decisiones que no sean propias de la Asamblea General.