En el plano económico, hay que tratar a la industria de reuniones como un sector en sí mismo y no insistir en solo catalogarlo como un segmento turístico más; ya que, por un lado, los miembros del ecosistema de los eventos no sólo se dedican a la hospitalidad, sino a servicios complementarios como la operación de servicios audiovisuales, montaje o traducción por citar algunos; y por el otro, no todos los participantes en las reuniones en determinada sede son turistas (normalmente hay un porcentaje grande de asistentes locales).
Desde el punto de vista turístico, la captación de eventos para un destino suaviza la tradicional estacionalidad de la demanda, eleva el gasto promedio de los visitantes y multiplica los esfuerzos de promoción, pues participantes en eventos satisfechos pueden extender o regresar como turistas de placer.
Es tan significativa la aportación de la industria de reuniones al mundo del conocimiento que hay un debate respecto si además de atenderla desde el punto de vista económico, habría que arroparla (¿también?) desde las instituciones de fomento y formación. La dimensión del desarrollo científico, de los procesos de innovación, y del crecimiento académico tanto de estudiantes como de profesores que se genera en las reuniones es indiscutible y se traduce en progreso en las comunidades impactadas.
Existen ya mediciones acerca del impacto educativo de las reuniones en diversos países y los resultados son muy alentadores para quienes diseñan e implementan políticas públicas.
Habría que resaltar también que casi todas las corporaciones o asociaciones (son los segmentos más representativos en la industria) que organizan reuniones tienen entre sus objetivos impactar socialmente a los destinos que visitan, de ahí que cuentan con programas de responsabilidad social corporativa que alivian y conectan con las necesidades más apremiantes de las comunidades receptoras. Las reuniones se vuelven puentes naturales entre generaciones, culturas e incluso diferentes ideologías pues “ponen la mesa” para que se generen discusiones incluyentes y diversas para solucionar los grandes problemas en las diferentes regiones.
Al diseñar o implementar políticas públicas (y decisiones del sector privado también) habría que valorar las contribuciones transversales de la industria de reuniones. No hay sector económico (automotriz, seguros, farmacéutico, tecnología, energía, etc.) que no utilice los eventos de cualquier tipo ya sea para motivar o recompensar a sus equipos (incentivos), planear sus estrategias (reuniones corporativas), promover/comercializar sus productos (exposiciones) o lanzar sus campañas (convenciones). Por otro lado, tampoco existe un gremio profesional o asociación que no organice al menos un congreso, simposio o foro al año para diseminar conocimiento, avanzar su campo académico/científico o simplemente reunirse para compartir mejores prácticas entre colegas.
Después de haber analizado y enfatizado la relevancia que, para una sociedad representa su industria de reuniones, se debe pasar a las estrategias o decisiones recomendables para que un país priorice su atención. Los beneficios arriba descritos no se darán por generación espontánea, sino que hay que ser intencionales, incentivarlos-provocarlos y trabajar en la competitividad de los destinos, pues diversas naciones ya lo entendieron y son agresivas en la captación de eventos.
Hay tres planos en los que habría que trabajar al diseñar políticas públicas que estimulen a esta rentable industria:
Inversión en infraestructura (física y humana)
Los tomadores de decisión u organizadores de eventos no decidirán por un destino en donde no “quepa” su reunión (recinto especializado o Centro de Convenciones, conectividad aérea, cuartos de hotel suficientes/adecuados para los participantes que vengan de fuera). Asimismo, los esfuerzos de capacitación, formación académica y certificación de capacidades para los integrantes de la cadena de valor de la industria de reuniones son indispensables para el posicionamiento de un país en este mercado competido. Hoy en día se requiere que todo este equipamiento se realice bajo los más altos estándares de sustentabilidad y calidad.
Esquemas de mejora regulatoria y facilitación
La complejidad que implican el diseño, la organización y la producción de una reunión requiere que los actores de la industria en la sede coadyuven y se asocien con el cliente para hacerle la vida más amable. Es muy recomendable que se decida por estímulos fiscales, esquemas de facilitación migratoria y políticas aduanales que eviten la tramitología pesada cuando se trate de importaciones temporales para congresos y exposiciones.
Estrategias agresivas de promoción
La historia hay que salir a contarla…. Con herramientas de comunicación estratégica (relaciones públicas), estrategias en redes sociales, participación en ferias especializadas y sobre todo una agresiva actividad de postulación de sedes no se debe dejar ningún espacio sin ocuparlo para posicionar a un destino/país. Por otro lado, existe la necesidad apremiante de comunicar hacia adentro (es decir a toda la comunidad receptora) acerca de los beneficios y relevancia de nuestra industria, estoy cierto que un país sólo será exitoso si la experiencia de los participantes en los eventos captados es coincidente con la calidad de vida y expectativa de sus habitantes.
