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Qué es la firma electrónica avanzada, cómo se obtiene, costos y usos para trámites
Con la modernización constante de la tecnología, para diversas comunicaciones, trámites, documentos o transacciones es opcional usar firmas electrónicas, mientras que en algunos casos ya es obligatorio.
La firma electrónica avanzada aún no es de uso masivo, pero ya tiene más demanda para hacer trámites o firmas de documentos. (Foto, Prensa Libre: Freepik).
La Ley para el reconocimiento de las comunicaciones y Firmas Electrónicas fue creada con el decreto 47-2008 y su reglamento emitido con el Acuerdo Gubernativo 135-2009 y sus reformas, explica Valeria Prado, viceministra de Asuntos Registrales, del Ministerio de Economía (Mineco).
Aunque su uso no se ha masificado, ha ido en crecimiento constante, el cual se notó principalmente durante y después de la pandemia. Por ello es importante conocer estas opciones para su uso, cómo se pueden obtener, los costos, así como recomendaciones.
- En el 2017 había un total de 1 mil 716 certificados según datos acumulados.
- Mientras que en el 2020 se duplicó la cifra del año anterior a ese llegando a 13 mil 350.
- De ahí en adelante se notó más este uso, ya que en el 2021 sumaron otras 11 mil 582; en el 2022, fueron 81 mil 739; mientras que en el 2023 se experimentó otro salto porque se registraron 105 mil 622. Al 25 de septiembre de 2024 se han registrado 93 mil 825, llegando al acumulado de 306 mil 118 en los años de vigencia.
En la legislación guatemalteca se establecen dos niveles de firma electrónica, los cuales se caracterizan por tener propiedades y efectos legales distintos como la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada, explica el viceministerio.
“Esta última representa nuestra identidad digital para trámites y es certificada por una entidad prestadora de servicios de certificación, que haya sido producida por un dispositivo seguro de creación de firma”, además, tiene el mismo valor jurídico que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel y será admisible en juicio, valorándose ésta, según los criterios de apreciación establecidos en las normas procesales, según el artículo 33 del decreto 47-2008, se agregó.
Para obtenerla el interesado debe contactar con los prestadores de servicios de certificación que pueden ser personas jurídicas nacionales o extranjeras, públicas o privadas, domiciliadas en el país, y tienen ser autorizadas para esa labor por el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación (RPSC), adscrito al Mineco.
En la actualidad hay seis autorizadas, y en este enlace se pueden consultar https://www.rpsc.gob.gt/index.php/prestadores-autorizados/
- Cámara de Comercio de Guatemala
- 5B
- Registro Digital Prisma
- Movilmax
- Dsigner
- CyberSign
Impulso necesario
El uso adecuado de la forma electrónica avanzada puede generar ahorro de tiempo y agilizar trámites, contratos u otra documentación.
Consultada al respecto, Prado atribuye a la falta de conocimiento de personas y empresas el hecho de que no se haya masificado aún el uso de este tipo de herramientas.
En los registros que existen en el país muchos trámites ya se pueden hacer cien por ciento en línea siempre y cuando la persona o empresa tenga su firma electrónica avanzada y así poder experimentar los beneficios de agilización en los trámites o no tener que acudir de forma presencial a alguna institución, añadió la funcionaria.
Inclusive, dentro del gremio de los profesionales del Derecho muchos desconocen la existencia de la firma electrónica avanzada lo cual podría ayudarles a agilizar trámites tanto a ellos como a sus clientes, comentó.
Los perfiles de firma electrónica avanzada
Hay varios perfiles de firma. Usar uno u otro depende de varios factores como el cargo o perfil que tiene la persona firmante, el proyecto, las necesidades o actividad profesional: de persona individual, funcionario público, profesional titulado, representante legal, relación con entidad y de persona jurídica.
Según los plazos o número de trámites
Firma de un solo uso: se usa encontratos laborales, apertura de cuentas bancarias, contratos de servicios entre otros.
Firma de larga duración: Puede variar según el prestador del servicio, pero por ejemplo puede ser de uno hasta tres años. Se usan en apertura de sociedades de emprendimiento, de sociedades y otros trámites ante el Registro Mercantil, traspaso electrónico de vehículos en la SAT, firma de expedientes médicos y recetas de medicamentos y en el área de seguros, y otros
Costos
Se debe tomar en cuenta que el obtener una firma electrónica avanzada requiere un pago, pero Prado considera que los precios pueden ser más competitivos conforme se vayan inscribiendo más prestadores del servicio.
Los precios varían en función del prestador de servicio de certificación, del plazo y del perfil de firma que se requiera.
Datos recabados en diferentes entidades refieren que en las firmas de los primeros cinco perfiles mencionados están en rangos entre Q189 a Q580. Y para la firma de persona jurídica puede rondar los Q2 mil 700 o hasta los Q4 mil.
Para las firmas de un solo uso reportan precios variados que van desde Q30 a Q65, o alrededor de Q150 para las que tienen un plazo de un año. Hay otras para firmar al menos 10 documentos.
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En qué trámites se puede usar
Los usos de las firmas electrónicas avanzadas son variados, y según una recopilación que hizo el viceministerio hay diferentes instituciones públicas y entidades privadas que ya las han implementado:
- SAT: Traspaso electrónico de vehículos
- Corte de Constitucionalidad: Sistema de Expedientes y de Pleno de Magistrados
- Organismo Judicial: Antecedentes penales y notificaciones electrónicas
- Contraloría General de Cuentas: Finiquito electrónico, cuentadancias, declaración jurada patrimonial en línea
- Usac: Títulos universitarios
- Agexport: licencias de exportación CAUCA Y RECAUCA.
- IGSS: procesos médicos y administrativos
- Instituto Guatemalteco de Migración: arraigos electrónicos
- Ministerio Público: certificado RENAS (certificado del Registro Nacional de Agresores Sexuales)
- Ministerio de Gobernación: Antecedentes policiales
- Ministerio de Trabajo: Libro de salarios y contratos individuales
- Ministerio de Finanzas Públicas: Registro General de Adquisiciones del Estado (RGAE)
- Ministerio de Salud: medicamentos controlados
- Registro Mercantil: Inscripción de sociedades, de empresas, y trámites en línea, entre otros,
- Registro de Mercado de Valores y Mercancías: Certificaciones
- Registro de Garantías Mobiliarias: Certificaciones y documentos administrativos
- Ministerio de Economía: La ministra, viceministros, secretario general y sus directores, ya firman con firma electrónica avanzada estipulada en Acuerdo Ministerial No. 157-2018 (sistema de RRHH para contratistas SIC-029).
Experiencias estatales
Según el Registrador Mercantil General, Diego Montenegro, el 100% de los trámites en esa institución, a pesar de que no se tiene aún el acuerdo gubernativo que regule la simplificación, ya son electrónicos.
“Basta que el usuario, ya sea notario o un usuario individual, tenga firma electrónica avanzada, y no tiene necesidad de llegar a las instalaciones del Registro Mercantil”, aseguró el funcionario recientemente.
Según datos a julio 2024, se han inscrito 7 mil 100 sociedades durante el año y se ha tenido una reducción del 10% en trámites físicos y un incremento de 23% en electrónicos. En las empresas hay una reducción de 14% en trámites físicos y un incremento del 34% en electrónicos.
Montenegro menciona también que ahora hay bancos como el sistema 5B u otros bancos están vendiendo la firma electrónica avanzada de un solo uso además una firma para el plazo de un año lo cual ayuda a acercar a las personas esta herramienta.
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En los registros que están a cargo del Ministerio de Economía 100% está cumplimiento con la normativa con la ley de simplificación de trámites, los registros de valores, de garantías mobiliarias y de prestadores de servicios de certificación ya operaban electrónicamente solo faltaba completar el Registro Mercantil y el Registro de la Propiedad Intelectual, según Prado. En este último recientemente se implementó en los títulos la firma electrónica avanzada.
Experiencias de Prestadores de Servicios de Certificado
Josué López, gerente general Cámara de Comercio de Guatemala, expuso que en esa entidad cuentan con seis diferentes perfiles de firma electrónica avanzada, como los ya mencionados, y los requisitos varían según los usos que los clientes requieran. Además de las firmas de un solo uso o de larga duración.
Comenta que en los últimos cuatro años se ha avanzado en el uso de la firma electrónica avanzada, ya que la pandemia lo impulsó, sin embargo al compararlo con otros países de Latinoamérica aún se tiene que desarrollar gran parte del mercado en Guatemala, por eso parte importante radica en que el Estado pueda impulsar su uso a través de permitir para la realización de trámites ante sus propias instituciones hasta lograr trámites cien por ciento en forma digital.
La iniciativa privada puede impulsar que tanto sus clientes y proveedores puedan firmar contratos y acuerdos de forma digital teniendo políticas de cero papel, según López.
Los más de 300 mil certificados de firma electrónica emitidos ha permitido el ahorro de más de 15 millones de hojas de papel, agregó.
En tanto Diego Fernández, gerente de Negocios en 5B, coincide en que al inicio el proceso de crecimiento fue lento, pero alrededor de 2020, en la pandemia, hubo un repunte.
Las más solicitadas son las de personas naturales, las de larga duración y las de colegiado, incluso la compañía tienen acuerdos con diferentes Colegios de Profesionales para ello, agregó al detallar el servicio que prestan por el portal electrónico.
Considera que desde el regulador deben promover su uso también través de la educación para que se puedan entender los posibles usos.
“Simplifica procesos, ayuda a generar más negocios y si cada vez lo van adoptado más, se va a llegar a punto de inflexión”, añade.
Fuentes: Datos de la Cámara de Comercio de Guatemala y del sitio ccg.com.gt; datos proporcionados por 5B y su sitio https://fid.5b.com.gt/, datos ; sitio electrónico de viafirma.com; Registrador Mercantil General, Diego Montenegro; y viceministra de Asuntos Registrales de Mineco, Valeria Prado.
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