Por qué es importante el cierre contable y los aspectos que deben tomar las empresas antes de finalizar el 2024

Antes de que finalice el año fiscal las empresas y negocios deben realizar una serie de operaciones contables no solo para registrar el último mes del año sino operaciones que no pueden dejar para el próximo período por cuestiones de registros, preparativos de la información para calcular partidas o rubros específicos, realizar ajustes o para posteriormente preparar sus declaraciones de impuestos.

El ciclo contable se divide en tres etapas, como: la apertura que permite conocer la situación patrimonial de la empresa con datos de capital, activos y pasivos; el movimiento que se trata del registro cronológico de cada operación; y el cierre contable, al finalizar cada año, y con el que se realizan los ajustes pertinentes y se refleja el estado financiero de la empresa.

Este último es el que clausura las cuentas anuales de la empresa que incluyen los ingresos y los gastos, los costos tanto de venta como de producción, y las cuentas por cobrar y por pagar. También sirve de base para hacer los procesos de análisis y los ajustes necesarios de las cuentas anuales, para conocer las pérdidas o utilidades de la empresa.

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Cilia Castellanos, Senior Manager, International Tax Services, EY Guatemala, brinda una serie de recomendaciones respecto a operaciones contables que deben hacerse antes de que finalice el año:

• Efectúe los ajustes contables necesarios:  como registrar depreciaciones, amortizaciones y otros ajustes necesarios para reflejar la realidad financiera de la empresa.

• Evalúe activos y pasivos: para ello debe revisar el valor de los activos y pasivos para detectar posibles deterioros o ajustes necesarios.

• Revise contratos y compromisos: por ejemplo, analizar contratos vigentes para identificar obligaciones pendientes o ingresos por devengar.

• Actualice los libros contables: Asegurarse de que los libros contables estén actualizados y cumplan con las normativas vigentes, ya solo para hacer los ajustes finales.

• Revise las cuentas contables: Para ello debe revisar que los saldos de las cuentas contables sean correctos y revisar que todo cuadre con las cuentas bancarias. También si es necesario efectúe ajustes contables para reflejar adecuadamente ingresos, costos y gastos.

• Auditoría Interna: Este departamento debe hacer un diagnóstico interno para identificar si existe algún error o riesgo en los registros contables y su documentación de soporte.

• Auditoría Externa: Coordinar con auditores o asesores externos para preparar el informe de auditoría para aquellos contribuyentes que hayan sido calificados como contribuyentes especiales.

• Mantenga la documentación de soporte: Evaluar que todas las transacciones tengan documentación de soporte, como facturas, contratos, comunicaciones electrónicas, entre otros. Y, que se cumpla con las formalidades legales como apostillas, protocolizaciones, traducciones al español para aquellos documentos en idioma extranjero, y otros requisitos.

La experta tributaria recomienda verificar que todas las operaciones relacionadas con la composición accionaria o cualquier transacción relevante que haya podido ocurrir durante el año fiscal cuente con la documentación de respaldo adecuada.

Antes o junto al cierre contable también se puede proyectar el ISR, pero en estos casos se recomienda estar al día en registros contables y tomar en cuenta otros factores para evitar caer en ajustes posteriores de parte del fisco:

Registro oportuno de operaciones: Asegurarse de que todas las operaciones del año estén registradas en el período correspondiente.

Conciliación de ingresos y gastos: Verificar que los ingresos y gastos registrados coincidan con las facturas emitidas y recibidas.

Deducciones autorizadas: sólo se deben deducir los gastos que sean útiles, necesarios, pertinentes e indispensables para generar o mantener la renta gravada, que estén debidamente documentados y se hayan observado los límites a la deducibilidad que corresponde a los diferentes conceptos.

Entre otras recomendaciones menciona cumplir con las obligaciones formales como presentar todas las declaraciones y pagos en las fechas establecidas por la administración tributaria, y para el reporte de precios de transferencia, es necesario que las empresas identifiquen si existen operaciones realizadas con partes relacionadas en el extranjero, ya que estas están sujetas a las normas especiales de valoración entre partes relacionadas y obligaciones de cumplimiento, para hacer el reporte y tomar en cuenta lo que sea necesario para el informe en mención y para la declaración del ISR.

Juan Carlos Paredes, socio director de la firma Paredes, Saravia y Asociados, S. C. (Parsa), explicó recientemente además, que previo al 31 de diciembre se deben revisar si se tienen gastos no deducibles porque no cumplen con los requisitos de los artículos 21, 22 y 23 del libro 1, de la ley del ISR. Estos artículos definen qué es deducible, sus límites y cómo se deben documentar.

Respecto a los inventarios, debe haberse cumplido con tomar inventario físico al 31 de diciembre, y dejar la constancia de este con un detalle de unidades, tipo de producto, costo unitario o el valor total del inventario. Además, recomiendarevisar que se haya cumplido con presentar en julio del 2024 el primer reporte de inventarios del año correspondiente al cierre de junio. Así como presentar en enero del 2025 el correspondiente a diciembre.

En diciembre de cada año los contribuyentes tienen la posibilidad de cambiar de régimen de ISR para el año siguiente, es decir para el 2025, dependiendo de su situación de ingresos y gastos ya que le puede favorecer más estar en alguno de otro de los regímenes, pero si no lo hace en este mes mes ya no puede efectuar el cambio posteriormente durante el año fiscal vigente, sino esperar hasta el siguiente año.

En el caso de los gastos deducibles las empresas deben considerar los límites legales y tributarios que establece el Decreto 10-2012 (que contiene la Ley del ISR) en el Artículo 21 y 23, y su normativa. Aunque esto tiene relación con el cierre fiscal, debe prepararse con anticipación esa revisión y el cierre contable lo puede reflejar:

• Límite para deducir gastos por pagos a socios por conceptos de sueldos y salarios, incluye pagos a familiares; además que los sueldos y salarios del personal que se hayan reportado en la planilla del IGSS.
• Para las indemnizaciones, se puede optar por calcular una reserva del 8.33% sobre las remuneraciones anuales o deducir el gasto efectivamente pagado.
• Las cuentas incobrables, deben cumplir con la documentación de soporte, así como que las deprecaciones y amortizaciones de activos, se deben aplicar los porcentajes máximos que establece la norma.
• Para los inventarios, se deben considerar los requerimientos por bajas relacionadas por pérdidas, rotura, daños o delitos contra el patrimonio según las reglas establecidas en la ley.
• Las donaciones pueden ser deducidas sin límite fiscal si fueron efectuadas al Estado o Universidades o entidades educativas. En el caso de donaciones a entidades no lucrativas el máximo deducible es de Q500 mil anuales o un 5% de la renta bruta (en caso sea menor).

Fuentes para la nota: Información de Cilia Castellanos, Senior Manager, International Tax Services, de la firma EY Guatemala; Juan Carlos Paredes, socio director de la firma Paredes, Saravia y Asociados, S. C. (Parsa); y datos del documento Cierre Fiscal, un enfoque empresarial de la firma Grant Thornton Guatemala; Documento Preparación del cierre fiscal 2023 del auditor Óscar Chile Monroy, de la firma MGI Chile Monroy y Asociados. Información de sitios oercommons.org/ unir.net/ y docuten.com/