Existen dos métodos de deducción: el método directo y el método de reserva, pero en este artículo, solamente vamos a profundizar sobre el método de deducción directa.
Es importante tomar en cuenta que, si se elige un método, solamente puede cambiarse con autorización expresa y previa de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y sólo en los casos en que se justifique la necesidad de esa modificación.
Y si se autoriza el cambio, este tendrá efecto solamente durante el período de liquidación definitiva anual inmediato siguiente al de su autorización.
El método de deducción directa
En términos sencillos, es la deducción directa de la renta bruta de cada deuda que se califique justificadamente como incobrable, una vez que se hayan llevado a cabo los requerimientos de cobro correspondientes o los procedimientos judiciales.
Las cuentas incobrables pueden afectar negativamente su negocio y su flujo de efectivo. Imagine que emitió una factura un cliente por valor de diez mil quetzales (Q10,000.00) y a pesar de todas las gestiones de cobro por más de un año no ha recibido el pago.
Para que esa cuenta incobrable se pueda soportar correctamente ante una auditoría de la Administración Tributaria es importante tener los requerimientos fehacientes de cobro, así que la cobranza administrativa es un proceso esencial para cualquier negocio porque asegura que se recuperan los fondos de manera eficiente y efectiva y evita que los clientes se retrasen en sus pagos.
Por lo tanto, un buen sistema de gestión de cobranza administrativa es indispensable para documentar todo el cobro, pero cuando las cosas no salen como esperamos, el proceso se puede fundamentar con los siguientes documentos o acciones:
- Cartas o notas de requerimiento de cobro de la deuda debidamente identificada y los montos requeridos de pago, con aviso o constancia de recepción, donde conste la fecha y hora de su entrega, dando certeza razonable de que se entregó al deudor o fiador, si lo hubiere. Dichas cartas o notas podrán ser enviadas por el propio contribuyente o por un tercero que preste servicios de cobranza.
- Cartas, notas y acta de requerimiento de cobro elaboradas por notario.
- Correos a la dirección electrónica del deudor con aviso o constancia de recepción de entrega de la fecha y hora, que demuestre que la notificación o requerimiento de cobro fueron recibidos o entregados en la dirección electrónica del deudor o fiador, si lo hubiere, y que identifique el origen y monto de la deuda. Los documentos citados deberán archivarse en la carpeta de la cuenta corriente de sus clientes deudores, que debe llevar el contribuyente.
- Sistemas de cobranza por medio de call center o centros de llamadas, propios o contratados, que realicen requerimientos de cobro a deudores, los cuales dejen documentado en el historial de llamadas, que efectivamente se intentó la cobranza, haciendo uso de software especializado, que permita una adecuada fiscalización y pueda originar reportes para documentar los requerimientos necesarios para validar las solicitudes de pago efectuadas.
- Procedimientos judiciales
Al haber realizar procedimiento de cobranza administrativo evidenciamos en cualquier auditoría de la Administración Tributaria que la deuda fue dada a conocer al cliente, lo cual es importante para que este gasto no tenga contingencia fiscal.
Hay que recalcar que los procedimientos de cobro deben llevarse a cabo antes de que opere la prescripción de la deuda. Según el Código Civil, la acción de cualquier comerciante para cobrar el precio de los objetos vendidos prescribe en dos años. La prescripción corre desde el día en que el acreedor puede exigir el pago.
El registro contable
¿Qué pasa si no se documentan correctamente las cuentas incobrables? En el ejemplo anterior, en el que se vendió un producto por diez mil quetzales (Q10,000.00), el equipo contable lo debe registrar en una cuenta de activo denominada “Clientes Varios” y rebajar ese saldo, por considerarlo incobrable.
Si no se hace, en una posible revisión de la SAT, esta puede tipificar dicho gasto como no deducible por no estar respaldado el ajuste con la documentación legal correspondiente. Cabe recalcar que el decreto 10-2012 establece que son gastos deducibles las cuentas incobrables justificadas, por lo que se debe realizar todo el procedimiento de cobros indicados en párrafos anteriores. Si no se cumple el procedimiento, será más complicado justificar la naturaleza del gasto, lo que puede provocar ajustes fiscales no deseados.
¿Y si se recupera una cuenta incobrable? Si en el año 1 se declaró como gasto deducible la cuenta incobrable debidamente documentada, pero en el año 2 el cliente cumple voluntariamente con el pago total o parcial, se debe incluir dicho monto como ingreso gravado, en el período de liquidación en que ocurra la recuperación.
Si usted desea profundizar en este tema y sobre los costos y gastos deducibles del ISR en general, puede consultar el Decreto 10-2012, Ley de Actualización Tributaria, Artículo 21.
