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La SAT permitirá delegar gestiones en el RTU Digital en la agencia virtual y estas son las recomendaciones
Abogados y notarios, contadores públicos y auditores, así como peritos contadores deberán contar con el consentimiento del contribuyente para gestionar en su nombre.
En el RTU digital se permiten varias acciones pero no incluye el pago de impuestos según los auditores consultados. (Foto, Prensa Libre: Freepik).
La SAT estableció nuevas disposiciones para que terceras personas puedan realizar gestiones en el Registro Tributaria Unificado Digital (RTU Digital) en nombre del contribuyente, pero expertos indica que para evitar riesgos, es necesario analizar a quién se le delega esa responsabilidad.
La herramienta, aprobada por la resolución SAT-DSI-1310-2024 de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) ya cobró vigencia, pero aún no está disponible la herramienta que permita esas acciones.
Ventajas y desventajas
Sobre el uso, ventajas, desventajas y acciones para evitar riesgos por parte del contribuyente para delegar a terceros algunas gestiones, los auditores Óscar Chile Monroy de la firma MGI Chile Monroy y Asociados; Walter Martínez, Socio de Impuestos de Deloitte Guatemala; y Edy Oswaldo Pérez, socio director y socio de impuestos de Grant Thornton Guatemala, explicaron el tema brindaron recomendaciones:
En primera instancia, el RTU Digital es la herramienta que permite realizar gestiones como:
- Solicitud de NIT, actualización de datos y cese de actividades comerciales y/o de servicios.
- Se puede efectuar la gestión desde cualquier dispositivo electrónico como computadora, tablet, teléfono móvil.
- Entre las actualizaciones en RTU Digital están el cambio de régimen impositivo, actualización de direcciones y de actividad económica.
La delegación de acceso favorecerá a los contribuyentes, pues se agilizará la consignación de la información de manera adecuada y directa por parte de asesores o encargados directos de actualizar y generar datos.
Sin embargo, se debe tener claro que son gestiones exclusivamente en el RTU Digital y no incluye gestiones de pago de impuestos.
Beneficios
Para el contribuyente:
- Facilidad en la gestión tributaria, pues al delegarla en expertos puede resultar en una mayor eficiencia en la administración fiscal.
- Tener un acceso controlado para definir el alcance de las acciones que el tercero autorizado puede realizar, lo que proporciona un control sobre la información y gestiones realizadas en la Agencia Virtual.
- Optimizar recursos al permitir que personal especializado maneje directamente las tareas administrativas y tributarias, liberando tiempo para dedicarlo a otras actividades.
- La SAT ha implementado mecanismos de verificación y autorización que buscan asegurar que el acceso y uso de la Agencia Virtual por parte de terceros sea seguro y transparente.
Para el tercero autorizado:
- Posibilidad de incluir este servicio al contribuyente para viabilizar las gestiones de manera más rápida.
- Mejora la relación con el contribuyente al que se esté asesorando y/o representando.
Para el fisco o la SAT:
- Actualizaciones más oportunas, pues pueden darse casos en que por tiempo o desconocimiento del uso de la herramienta de actualización vigente a la fecha, el contribuyente no cumpla los plazos establecidos.
- Alimentar de maneras más precisas el data warehouse (sistema de almacenaje de datos que va agregando y combinando información desde diferentes fuentes) y que le permite al fisco un entendimiento del entorno completo del contribuyente.
Evitar riesgos
Algunos de los aspectos a considerar el por contribuyente para no correr riesgos o problemas al momento a autorizar a un tercero, son los siguientes:
Responsabilidad por acciones de terceros: A pesar de que un tercero esté autorizado, la responsabilidad última sobre cualquier incumplimiento o error sigue recayendo sobre el contribuyente. Es crucial que las empresas o contribuyentes seleccionen cuidadosamente a los terceros autorizados.
Acceso a información sensible: Los terceros autorizados tendrán acceso a datos confidenciales de la empresa, lo que implica un riesgo potencial de manejo indebido de información, si no se establecen controles y auditorías adecuadas.
Posibilidad de suplantación o fraude: Aunque el proceso de autorización incluye medidas de seguridad, existe un riesgo inherente de suplantación de identidad o fraude si los procedimientos de verificación no son robustos.
Actualización y revocación de autorizaciones: Es vital que las empresas mantengan actualizada la lista de personas autorizadas y que revoquen inmediatamente cualquier autorización que ya no sea necesaria o que pueda representar un peligro.
Recomendaciones
Previo a la contratación del tercero autorizado el contribuyente se cerciore de que se trata de una persona intachable, honrada y con sólidos principios éticos.
Aunque aún es un proceso que se explotará, verificar que los terceros se encuentren debidamente registrados y actualizados, para evitar retrasos o transmisión de información no adecuada.
Además, se requiere una atención especial en la implementación de controles internos para asegurar que los beneficios superen los riesgos involucrados, por lo que se sugiere atender lo siguiente:
Evaluación de terceros: Antes de otorgar acceso, realice una evaluación exhaustiva de la capacidad y confiabilidad de la persona o entidad a la que se delegará la gestión.
Monitoreo constante: Implementar sistemas de monitoreo y auditoría para verificar que las gestiones realizadas por terceros cumplan con las normativas y los intereses de la empresa.
Educación y capacitación: Asegurarse de que los empleados y terceros estén bien capacitados y conscientes de las implicaciones legales y fiscales de sus acciones.
Controles del fisco
La SAT también establece controles como:
- El sistema informático de la SAT verificará que el delegado cumpla con estar habilitado conforme a los registros de la entidad.
- Para poder hacer gestiones se necesita la designación del contribuyente.
- Esa designación podrá ser aceptada o rechazada por la tercera persona (abogados y notarios, contadores públicos y auditores, o peritos contadores).
- En el caso de que se acepte la delegación del permiso, el tercer “deberá brindar su consentimiento expreso previo a efectuar las gestiones o actualizaciones en el RTU Digital”.
- Al retirarse el permiso o designación, la tercera persona ya no podrá realizar gestiones en el RTU Digital del contribuyente.
Otra medida es que la SAT podrá retirar la habilitación concedida en caso de detectar uso indebido.
Quién no puede usar la herramienta
Las personas que se encuentren inhabilitados o suspendidas por la SAT de forma temporal o definitiva.
Quienes tengan impedimento o prohibición para el ejercicio de su profesión.
Aquellos que hayan hecho un uso indebido o incurrido en abuso de la autorización otorgada por el contribuyente.
Fuente: Resolución SAT-DSI-1310-2024, auditor Óscar Chile Monroy de la firma MGI Chile Monroy y Asociados, auditor Walter Martínez, Socio de Impuestos de Deloitte Guatemala, auditor Edy Oswaldo Pérez, socio director y socio de impuestos de Grant Thornton Guatemala.
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