Sin embargo, para este año se debe recordar que para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad conforme el Código de Comercio existe la obligación de registrar y tener las conciliaciones de depósitos o inversiones que tengan en entidades bancarias y financieras, tanto en el país como en el extranjero, correspondiente al año fiscal 2018.
El auditor Mario Coyoy, socio de Impuestos y Precios de Transferencia de Deloitte Guatemala, dijo que hay confusión en muchos contribuyentes porque creen que esta obligación ya no se debe cumplir luego de la decisión de la Corte de Constitucionalidad (CC) de suspender en agosto pasado en forma provisional un artículo acerca de ampliar las facultades a la SAT para agilizar el acceso a información bancaria de contribuyentes.
La CC suspendió un artículo del decreto 37-2016, pero no el resto de la Ley por lo que registrar las cuentas y poseer las conciliaciones bancarias sigue siendo obligatorio, explicó el experto.
De no hacer la conciliación, de no incluir todas las cuentas o no documentar las operaciones puede ser sancionado como resistencia a la acción fiscalizadora que implica una multa de 1% sobre los ingresos del último período del impuesto que está siendo auditado.
Además, explicó Óscar Chile Monroy, de la firma MGI Chile Monroy y Asociados, un error recurrente ha sido que no se cumple con la bancarización de los gastos de Q30 mil en adelante, es decir no hacerlos en efectivo, sino por medio de transacciones bancarias o entes financieros. Uno de los problemas o ajustes que puede presentar es que el gasto superior a esos montos sin bancarizarse no será deducible del ISR.
Cuatro pasos iniciales
Aunque las empresas tienen un departamento de contabilidad o contratan un contador, los encargados del negocio pueden participar y estar atento a la contabilidad, información, pasos pasos y movimientos.
Además, haga llegar al contador la información real de sus movimientos en la empresa, incluyendo los bancarios o en otras entidades, recomiendan los auditores.
Puede seguir cuatro pasos básicos para preparar su declaración. Primero revise con una lista de comprobación. Esa medida le permitirá tener a la mano todos los documentos y archivos digitales necesarios. Puede tener un panorama real del patrimonio, resultados y situación financiera del negocio o empresa.
Con esa lista puede revisar que deben registrarse los ingresos, egresos, amortizaciones, pérdidas de activos, depreciaciones, cuentas bancarias, la deuda y la disponibilidad tanto en la caja, como en estos instrumentos bancarios, financieros o de inversión.
Chile Monroy, Paredes y Coyoy concuerdan en que en uno de los aspectos donde más errores se dan es en los gastos deducibles.
Por ejemplo, debe poseer la planilla de trabajadores y su respectivo pago en el IGSS, de lo contrario no le serán válidos esos desembolsos como gastos deducibles los salarios. No olvide los registros y conciliaciones de cuentas bancarias e inversiones que posee como ya se mencionó.
También tenga a la mano los documentos de soporte de las transacciones o los medios digitales que necesite para verificar inconvenientes que puedan surgir.
El segundo paso es estar al día con las últimas disposiciones de la SAT respecto a contabilidad o declaraciones. Incluso en el portal de ese ente puede encontrar los criterios institucionales acerca de la forma de contabilidad, tratamiento o declaración de aspectos específicos como gastos, ingresos, vigencia de las facturas. Así como el tipo de formulario y forma de presentación de la declaración y pago de impuestos.
No olvide las actualizaciones
Los empresarios también deben poner atención a disposiciones sobre temas específicos de leasing o factoraje, o cómo debe ser el tratamiento fiscal de las operaciones vinculadas con una de las figuras más recientes en Guatemala, como la transacción con empresas relacionadas en el extranjero que se conoce como precios de transferencia.
La figura es relativamente nueva en Guatemala, fue aprobada en el 2012 y se empezó a usar en el 2015 por lo que aún hay errores en algunos contribuyentes mencionaron Paredes y Coyoy.
La SAT también ha indicado que hay tres tipos de vinculación que generan transacciones con entes relacionados como la accionaria, la de control y la económica —exclusividad para la venta o distribución, por ejemplo—. Hay quienes creen que con el hecho de comprar o vender a un empresa en el extranjero ya deben ser relacionadas, pero esa es una simple transacción comercial, se agregó.
El tercer paso recomendado es revisar su sistema de contabilidad integral. Posea o contacte un sistema informático contable que le permita automatizar el registro contable, generar un catálogo de cuentas y validación de facturas para comprobar gastos. Recuerde que la SAT tiene alguna de estas opciones para validar facturas en su portal o por la agencia virtual.
El sistema de contabilidad integral lleva tiempo adaptarlo a una empresa, pero puede empezar este año para tener sistemas digitales o informáticos para el año fiscal 2019.
Analizar el desempeño del sistema administrativo del negocio es el cuarto paso. Es necesario que la contabilidad ya sea en físico o electrónico haya sido bien llevada y en orden durante el año. Según los sitios especializados en el tema, hay negocios que optan por una plataforma para integrar el proceso comercial y el contable.
Puede empezar a corregir procesos y considerar las diferentes funciones que necesite para agilizarlos como la posibilidad de contabilización automática de las operaciones de compra venta, relacionar los folios fiscales de las facturas o documentos electrónicos a las pólizas.
Estos no se envían a la SAT, a menos que la autoridad lo requiera en algún momento, pero es necesario para tener en orden y al día sus registros contables ya que deben coincidir con la declaración anual de ISR a presentar a ese ente.
Los 10 errores más comunes y cómo evitarlos o corregirlos
- No llenar la declaración conforme cada uno de los rubros que indica el formulario e incluir gastos en renglones que no corresponden.
Cómo corregirlo: Revise detenidamente el formulario de declaración jurada Aunque los formularios de Declaraguate son simples es necesario conocerlos a profundidad para evitar errores al colocar la información. La empresa o negocio puede tener un anexo (para su uso interno) donde haga sus propias integraciones de gastos ingresos para definir si están en el rubro correcto o si debe corregirlo.
- No separar las ganancias de capital de los ingresos corrientes.
Cómo corregirlo: Defina cada concepto de renta y luego sepárelas en su contabilidad o integración contable. Revise cuáles tienen un impuesto específico e incluso cuáles son exentas. Por ejemplo la ganancia de capital tiene un ISR de 10%.
- En ocasiones contadores o empresas no excluyen las rentas exentas en el momento de determinar el ISR, debido a eso se podría incurrir en pagar una cantidad en exceso.
Cómo corregirlo: Verifique cuáles son rentas exentas. Por ejemplo, son exentos los ingresos que fueron originados fuera de Guatemala. También se consideran exentos si ya pagaron impuestos específicos como el caso de los intereses por cuentas de ahorro que se consideran rentas de capital.
- No se identifican bien cuáles son los gastos deducibles o no se tienen comprobantes de estos.
Cómo corregirlo: Revisar bien la contabilidad para definir cuáles no son deducibles. Tampoco incluir gastos que no estén bien documentados (soporte de facturas contables y autorizadas). Los salarios de los trabajadores pueden ser deducibles solo si coinciden con los reportes de planillas al IGSS. No incluya gastos que no son del período fiscal correspondiente o que no llenan los requisitos de ley del ISR. Tenga a la mano todos los documentos o archivos digitales necesarios a la hora de preparar su declaración para poder hacer verificaciones.
- El formulario de la declaración del ISR tiene un apartado específico para que el contribuyente declare si tiene precios de transferencia (compra venta de artículos, servicios o transacciones con empresas en el extranjero que estén afiliadas al mismo grupo o dueño) y muchos caen en el error de marcar que sí, sin tenerlas realmente.
Cómo corregirlo: Entérese de cuáles son los conceptos de precios de transferencia y que hechos lo pueden generar. La SAT especifica que hay tres tipos de vinculación: accionaria, de control (es decir que no son los mismos accionistas ni tienen en común, pero en las juntas directivas de las dos empresas hay integrantes que son los mismos) y vinculación económica (exclusividad para la venta o distribución, por ejemplo).
- Por el contrario, hay empresas que sí tienen partes relacionadas y no lo declaran en el formulario de ISR.
Cómo corregirlo: Verifique si su empresa está en uno de los varios hechos generadores de vinculación mencionados arriba. En el caso que así sea y realizaron operaciones estas empresas con ellas, deberán presentar el anexo de Precios de Transferencia y tener en cuenta que el Estudio de Precios de transferencia es una obligación vigente y hay que tenerlo a disposición de SAT a partir del 31 de Marzo 2019.
- A veces las empresas no se percatan de que ya acreditaron el ISR o que pueden acreditarlo en los pagos trimestrales y resultan pagando de más.
Cómo corregirlo: Identificar cuánto ha pagado del ISR para poder acreditarlo en la declaración, revise el pago del impuesto de solidaridad (ISO). Si la suma de los pagos de los primeros tres trimestres es igual o supera el dato final del año ya no deberá pagar más al hacer la declaración sino debe acreditarlo.
- Inconsistencias entre contabilidad y declaración jurada.
Cómo corregirlo: Los contribuyentes deben recordar actualizar sus libros oficiales de contabilidad lo cuales deben coincidir con la Declaración Anual de ISR a presentar a SAT. Tener los anexos necesarios ya sea para uso interno para apoyarse en ellos o requeridos por la ley para elaborar su declaración.
- Los gastos, tales como viáticos, regalías y otros tienen límites para su deducción. Hay quienes para ocultar esa limitación lo incluyen en otras casillas pero cuando la SAT verifica puede formular ajustes.
Cómo corregirlo: Verifique las limitaciones, exenciones, o disposiciones específicas para este tipo de gastos. Coloque los tipos de gastos en cada casilla correspondiente que requiere el formulario de la declaración del ISR.
- 10. Se olvida contabilizar los como gastos del ejercicio 2018 los gastos que hayan efectuado pero que quedaron pendientes de pago en ese año.
Cómo corregirlo: Ajuste su contabilidad para registrarlos debidamente ya que puede tener ajustes posteriores si los reporta en años a los que no corresponde.
Multas y rectificación
Si la declaración se presenta fuera del plazo establecido al 31 de marzo genera multa, intereses y mora. Los contribuyentes tienen derecho a rectificar, aunque igual aplica una multa de Q100.
El Código Tributario permite una rebaja de hasta el 85% de las sanciones sobre los deberes formales, en forma voluntaria, es decir antes de que la SAT lo detecte.
Los gastos de doble filo
Para que sean deducibles del ISR los gastos deben cumplir disposiciones específicas.
El tratamiento de los ingresos y de los gastos, así como la obligación de hacer retenciones están definidos por las leyes del país las cuales se deben atender, mencionó Óscar Chile Monroy, de la firma MGI Chile Monroy y Asociados.
En el formulario de la declaración debe los sueldos y salarios deben colocarse en la casilla específica para ese rubro. Pero si no están reportados al IGSS y si la empresa no efectuó retenciones del ISR a empleados esos sueldos no son deducibles.
No es procedente reportar los intereses pagados en bancos como gastos deducibles. Aparte, algunos cometen el error de incluir los intereses ganados como rentas exentas, pero lo correcto es que deben colocarse en la casilla específica en rentas de capital. Por ejemplo, los intereses por cuentas de ahorro pagan el 10% de ISR, pero, según Chile Monroy, el banco los descuenta o hace la retención a los usuarios.
Cuando no se efectúa la retención de impuestos en los gastos se convierte en no deducible, además el contribuyente —comprador— debe pagar una multa por no haber hecho la retención. Las donaciones deben respaldarse con la solvencia fiscal, los pagos de regalías deben contar con contrato, lo viáticos deben ser respaldados con facturas.
Fuentes consultadas: Auditores Mario Coyoy de Deloitte, Juan Carlos Paredes de Paredes Saravia y Asociados, Óscar Chile Monroy de MGI Chile Monroy y Asociados y los sitios www.mipropiojefe.com, www.doncontable.org
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