Cómo cerrar un negocio de forma temporal o definitiva, de manera voluntaria

Cuando un contribuyente particular o una empresa, lo que depende del estatus con el que está inscrito ante la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) decide cerrar su fuente de ingresos, debe realizar algunos trámites, de manera que luego no resulte como omiso de sus obligaciones tributarias.

Para el cierre de negocios por decisión de los contribuyentes, hay varias modalidades: el temporal, que va desde 30 días hasta 2 años; el definitivo; o un cierre/cancelación prescrita, si no ha facturado en los últimos cuatro años.

Aparte son los cierres temporales ordenados por la SAT como sanción por infracciones tributarias y que requieren orden de juez.

El cese temporal y el cese definitivo de actividades son dos estatus que puede tener el contribuyente dentro de la administración tributaria, explicó Mario Coyoy, auditor que forma parte de la Comisión Fiscal del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA) y socio de la firma Deloitte.

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El contribuyente solo puede dejar de presentar declaraciones de impuestos, como el del valor agregado (IVA) por ejemplo, cuando concluya el procedimiento de cese de su establecimiento o negocio, explicó.

Modalidades

Cierres o cancelaciones definitivas y prescritas

La SAT informó recientemente que existe la opción de cancelar un negocio inscrito si no tiene movimiento, trámite que se pueden hacer desde la Agencia Virtual de cada contribuyente:

• Si facturó en los últimos 4 años, puede hacer una cancelación definitiva.
• Si no facturó en los últimos 4 años, la opción es una cancelación prescrita.
•  La base legal para este trámite es el artículo 43 del Decreto del Congreso de la República 27-92 que contiene la Ley del IVA, y el artículo 120 del Decreto 6-91 Código Tributario, refiere la entidad.

Estas opciones se están dando a conocer derivado de la fiscalización de omisos que está efectuado la entidad y que ha conllevado a la inhabilitación de la afiliación del IVA de miles de contribuyentes, ya que en algunos casos llevan el plazo en mención sin facturar o el negocio ya no tiene movimiento, mientras que otros contribuyentes se han regularizado y siguen operando.

Cierre temporal

• Ahora también existe la posibilidad de cerrar temporalmente su negocio o establecimiento, por un plazo de entre 30 días a 2 años.
• Este puede habilitarse posteriormente en pocos segundos desde la Agencia Virtual.
• La opción es tanto para personas individuales, como jurídicas.
• La base legal para este trámite el artículo 120 del Decreto 6-91 Código Tributario; Artículo 54 del Reglamento de la Ley del IVA (Acuerdo Gubernativo 5-2013), y el artículo 3 literal J del decreto 1-98, Ley Orgánica de la SAT.

La opción de dejar de operar por un tiempo específico, se usa cuando de forma temporal se va a dejar de prestar servicios, vender bienes o se detienen operaciones, explica.

Mientras que el cese definitivo es cuando se cancela todo el negocio incluyendo el Número de Identificación Tributaria (NIT). En el caso de ser una persona jurídica (empresa o sociedad) la misma deja de existir en la SAT.

Se recomienda tomar en cuenta que estos cierres son en temas tributarios, porque hacer la cancelación definitiva ante la SAT no necesariamente significa que se haya cancelado toda la inscripción de la empresa como comercio o sociedad. Ese es un trámite aparte en el Registro Mercantil.  

Dentro de los requisitos que pide el fisco para un cese definitivo de actividades, es que se haya cerrado legalmente la patente de empresa, la sociedad o ambas cosas. Las modalidades de cierre se pueden aplicar desde la Agencia Virtual de forma fácil.

Requisitos

• Llenar el formulario de Aviso de Cese de Actividades SAT-219 (versión vigente) y fotocopia.
• Copia certificada de nombramiento de representante legal.
• Documento Personal de Identificación (DPI), del propietario o representante legal o pasaporte en caso de ser extranjero.
• En este caso, el auditor refiere que debe llevarse el DPI físico del representante, verificar que esté vigente y sea el mismo que se presente en la copia del DPI. Además, si el trámite lo hace un tercero tiene que ser un contador autorizado en SAT.
• Otro requisito es presentar documentos autorizados sin utilizar debidamente anulados; además, adjuntar copia legible del último documento utilizado, el siguiente sin utilizar y el último del rango de cada serie de documentos autorizados.
• Comentario del auditor: En este caso se debe tomar en cuenta que como ahora se emiten los documentos tributarios en el régimen de Factura Electrónica en Línea (FEL), hay que presentar copia de la última factura emitida; y si en algún momento se emitieron facturas físicas, hay que presentar los documentos ya anulados que no se utilizaron.
• Presentar fotocopia simple de la última hoja operada del libro de ventas o el de compras y ventas, según corresponda.
• Estar solvente en sus obligaciones tributarias. Este requisito también aplica para el representante legal, por lo que se debe revisar que no tenga omisos.
• No estar Identificado con Plan Operativo.
• No tener convenios en proceso de pago.
• No tener expedientes activos en la Intendencia de Asuntos Jurídicos, Tribunal Administrativo Tributario y Aduanero y Fiscalización.   
• Estar actualizado en -RTU- Digital. También aplica para el representante legal.

Procedimiento

• Presentar todos los documentos en una agencia de la SAT, donde en el momento le indicarán cualquier inconveniente y si todo está bien, en un plazo de 10 días puede presentarse a cualquier Oficina o Agencia Tributaria, donde le entregarán la “Constancia del RTU” o la constancia del cese.
• El trámite debe hacerse en los primeros 10 días del mes, ya que el proceso puede tardar unos 10 días hábiles y la SAT no acepta que se realice después de la quincena porque la baja ya no quedaría en el mismo mes.
• Un cese normal se activa en un período de 24 a 48 horas.  
• El cese temporal es por un tiempo máximo de 2 años, y si se desea continuar con esa modalidad, debe volver a solicitarlo antes de que venza ese plazo para que el establecimiento o negocio no se active automáticamente.
• Al llenar el formulario, este solicita fecha de cese, por lo que se debe colocar el primer día del mes siguiente al que se está haciendo la solicitud. Por ejemplo, si se presenta el expediente el 12 de mayo de 2024, la fecha de cese debería ser el 1 de junio de 2024, y la fecha final del cese debería ser un día anterior a los dos años, es decir 31 de mayo de 2026.
• No es necesario agendar cita. Si la gestión se realiza por medio de tercera persona, es en la agencia Montserrat; si es en alguna regional, lo debe realizar en la Oficina Tributaria que corresponda.
• Revise y consulte los requisitos y procedimientos que hace la SAT ya que en ocasiones realiza actualizaciones. 

Pasos y requisitos de cese definitivo

• Ingrese al portal SAT en la opción de Agencia Virtual.
• En el menú Servicios al Contribuyente, ingrese a RTU y elija la opción Cese de Actividades.
• De la lista de tipos de cese de actividades, seleccione Cancelación Definitiva.
• Ingrese la fecha de cancelación y adjunte los requisitos correspondientes, según el tipo de persona propietaria del establecimiento (individual o jurídico).
  
  

Autoridades de la SAT expusieron recientemente que previo a la aprobación de la gestión de cancelación, la solicitud realizada será verificada por un colaborador de esa entidad, en atención a los requisitos presentados por lo que el procedimiento no es inmediato.

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Requisitos para persona individual y jur´dica

• En ambos casos debe contar con usuario de Agencia Virtual SAT.
• Si es individual, estar ratificado en el RTU Digital previo a realizar el proceso de cese de actividades con DPI o pasaporte vigente según corresponda. Si es jurídico, el representante legal debe estar actualizado como persona individual o ratificado en el RTU Digital previo a realizar la gestión de cancelación.
• En el caso de que hubiera autorizado documentos tributarios en papel, deberá presentar los documentos autorizados sin utilizar, debidamente anulados.
• Adjuntar copia legible del último documento utilizado, del siguiente sin utilizar y último rango de cada serie de documentos autorizados (en caso de pérdida, extravío, deterioro, robo o hurto de los documentos autorizados, adjuntar copia legible de la denuncia presentada ante las autoridades correspondientes, la cual se requiere que contenga como mínimo los datos siguientes: número de resolución, tipo de documento, serie y rango.) En este caso, el requisito puede variar como se mencionó anteriormente, tomando en cuenta el uso de documentos en el régimen FEL.
• Libros de compras y ventas o libro de compras y ventas de pequeño contribuyente, con registros al día; adjuntar folio en donde se registró el último movimiento, último folio operado y siguiente en blanco debidamente anulado.
• Si es necesario, se solicitarán folios adicionales, según la revisión realizada.
• Cuando corresponda, libros de contabilidad con registros al día, adjuntar folio en donde se registró el último movimiento, último folio operado y siguiente en blanco debidamente anulado de cada uno de los libros autorizados, cuando corresponda.
• Si realizaban actividades comerciales, cancelación de patente o cuando corresponda, la certificación del Registro Mercantil de negativa de patente, con vigencia de 30 días a partir de la fecha de emisión. En el caso de persona jurídica, la certificación de liquidación de sociedad, cuando corresponda (cancelación de Número de Identificación Tributaria NIT), con vigencia de 30 días hábiles de emitida.
• Estar solvente de sus obligaciones tributarias (sin omisos).

Cierre temporal como sanción de la SAT

Por aparte se realiza el cierre temporal de negocios por el lado de la SAT como una sanción por no facturar. Esta facultad se basa en el artículo 86 del Decreto 6-91 del Código Tributario.

La entidad ha explicado el procedimiento en estos casos:

• Se levanta un acta hacia el establecimiento que no facture.
• Se presenta el caso ante un juez y se pide el cierre temporal del negocio.
• El juez fijará audiencia oral para escuchar a las partes y recibir pruebas pertinentes.
• El cierre temporal del negocio puede ser por un plazo mínimo de 10 días y el máximo, de 20 días continuos.
• Sin embargo, el juez puede reemplazar la sanción de cierre temporal por una multa; por ejemplo, si el negocio ofrece servicios esenciales a la población. En el régimen general del IVA, la multa no podrá ser menor de Q10 mil y en el régimen de Pequeño Contribuyente, es de Q5 mil.

Con información de: Mario Coyoy, auditor de la Comisión Fiscal del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores (IGCPA) y socio de la firma Deloitte; información de la SAT acerca del cese de negocios por parte del contribuyente o cese temporal como sanción solicitada por la entidad.