Esto, sin duda, ha hecho que las personas se replanteen cuán efectiva ha sido la comunicación que se da en sus diferentes ámbitos: personal, social y laboral.
Para Andrea Monzón, directora general de ATREVIA Centroamérica, para que un mensaje sea efectivo se debe considerar quién es su público o su audiencia. Luego de esto, hay que establecer cuál es el mensaje, cómo será la forma de transmitirlo y qué canal se utilizará. “Además de estos elementos, se deben considerar aspectos no verbales. Por ejemplo, en estos tiempos de interacción virtual, el lenguaje no verbal toma especial relevancia”, agrega la consultora en comunicación.
Por ejemplo, en tiempos de covid-19, hasta las celebraciones familiares se han modificado debido a la tecnología. Por un lado, se eliminaron las fronteras y se amplió la interacción con nuestros seres queridos, sin importar que estuvieran en países o continentes diferentes. Sin embargo, se redujo el tiempo de “conversación de sobremesa”, es decir, ese espacio para abordar temas triviales pero necesarios para la comunicación.
“En el plano virtual, esa conversación de sobremesa se reduce a un par de participantes que conversan sobre la situación del coronavirus en los segundos previos a la incorporación del resto de participantes a la videollamada. Una vez ingresan los demás, dicha conversación se corta”, analiza Monzón.
A criterio de la experta, la pandemia ha provocado un cambio, sobre todo, los canales para esa comunicación. Lo que antes era una reunión de equipo los lunes, a las 8 de la mañana en la sala de sesiones, ahora es una reunión virtual con el equipo. Los mensajes permanecen igual, pero el canal es el que ha cambiado.
En el ámbito personal, hay parejas que incluso se conectan a plataformas de streaming para ver películas en conjunto, lo que sería equivalente a ir al cine un viernes. “Mi conclusión es que los distintos elementos de la comunicación no cambian como tal, pero los canales sí se transforman. Tal vez ahora nadie manda cartas, pero sí envía mensajes de chat. La pandemia ha llevado a la comunicación a también ser parte de la transformación digital”, destaca Monzón.
Consejos para una comunicación efectiva
El mundo está en crisis y es probable que cada persona haya pasado alguna en su vida personal o laboral en los últimos meses. En ese sentido, es importante recordar que la comunicación ayudará a generar relaciones fuertes y sólidas.
Para lograr una interacción virtual adecuada, Monzón recuerda que la reputación, tanto a nivel personal como corporativa, depende del resultado de la conexión de tres factores: quién soy, quién digo que soy y quién dice la gente que soy.
“En la medida en que esos tres aspectos sean similares, mayor será la coherencia entre la imagen que se proyecta. La transparencia en la comunicación es otro elemento indispensable. Mientras más transparente sea la comunicación, mayor credibilidad se proyectará”, explica Monzón. Esto aplica en todos los ámbitos de interacción.
Otro detalle que no se debe pasar por alto es la vestimenta y el lenguaje no verbal, ya que también transmiten un mensaje. Parte del resguardo de dicha reputación consiste en mantener la imagen que se proyectaba previo a la pandemia. Los canales de comunicación han cambiado del plano físico al virtual, pero la imagen de responsabilidad, compromiso y profesionalismo deben mantenerse.
Como colaboradores de una empresa, no hay que olvidar que se sigue representando a ella; por lo tanto, se sugiere la utilización de la imagen de la compañía al momento de participar en una reunión virtual. El empleo de un fondo digital en una videollamada con un fondo neutro y logo de la empresa puede proyectar una imagen formal y evitará distracciones de los otros participantes sobre el entorno. “Otro consejo es evitar distracciones al momento de participar en una videollamada. Evitar ver mensajes de texto en pantalla, contestar correos o realizar otras actividades en la computadora, ya que la audiencia puede percibir desinterés en la reunión”, recomienda Monzón.
Para Julio César Loarca, director ejecutivo de la Asociación Guatemalteca de Franquicias y fundador de Comunícalo, para tener una comunicación virtual exitosa se necesita lo siguiente:
- Prepararse con anticipación.
- Vestir adecuadamente (de acuerdo al tipo de reunión).
- Alistar materiales visuales.
- Listar los puntos más importantes de la conversación (tener un objetivo claro).
- Tomar en cuenta cualquier comentario que haga la otra persona.
No está de más recordar que en una reunión familiar o con amigos, también puede interpretarse como falta de interés que la persona no preste atención, que envíe mensajes en otras aplicaciones o que desconecte su cámara por un tiempo prolongado.
¿Qué hacer en tiempos de crisis?
En general, la pandemia afectó a todos, incluyendo a las empresas, pues nadie estaba preparado para una crisis, por lo que hubo un tiempo de adaptación e improvisación. “Por ejemplo, algunas empresas, al no contar con un protocolo de comunicación de crisis, comunicaban lo que a su criterio debían de compartir con sus clientes y colaboradores, lo que provocaba desconfianza”, analiza Loarca.
Según el experto, el principal error es no trasladar de manera ordenada y coherente las directrices que se están tomando para enfrentar la crisis. Por lo tanto, si aún no lo tienen, lo primero que se aconseja es crear un protocolo de comunicación en crisis.
Esa comunicación debe ser clara y precisa, ya que de esto dependerá que el resto de públicos sean parte de la solución y no un problema.
¿Y las decisiones difíciles?
El mundo cambió en los últimos meses y seguirá transformándose. Esto ha llevado a las personas a tomar decisiones difíciles: reducir gastos, no continuar con algún proyecto laboral, detener el proceso de inversión inmobiliaria o cancelar futuros viajes, entre otros.
Sin importar qué decisión esté tomando, Loarca recomienda hacerlo con prudencia, pues se deben meditar las ventajas y las desventajas que implica. Por su parte, Monzón aconseja la transparencia, ya que es importante comunicarles con tiempo a todas las personas que se verán afectadas de alguna forma.
Según la psicóloga Alma González, las decisiones difíciles se toman en momentos de incertidumbre. Por ello, recomienda minimizar al máximo el miedo para poder pensar con “cabeza fría”.
El siguiente paso es considerar cómo nos afectará positiva o negativamente. Hay que preguntarse: ¿qué implicaciones tendrá en mi vida personal?, ¿qué implicaciones tendrá en mi vida familiar?, ¿qué implicaciones tendrá en mi vida laboral?, ¿qué alternativas tengo para encontrar una solución?
“Dependiendo de las respuestas que se obtengan de las interrogantes anteriores, se debe hacer un balance con pros y contras. Así sabremos cuál es la decisión que más se adapta a lo que necesitamos en estos momentos”, agrega González.
Por último y no menos importante, es necesario comunicarles a las personas involucradas qué decisión tomamos. Si nuestra decisión no implica a nadie más que a nosotros, se aconseja hablar con alguien de confianza para no guardarnos esos sentimientos encontrados que puede provocar la situación.
Webinar gratuito
Hoy, 30 de julio, a las 18.30 horas, se llevará a cabo el webinar “Elementos claves de la comunicación de crisis”, en el cual se abordarán temas como la importancia de la comunicación durante y después de una crisis. Las expositoras serán Andrea Monzón, directora de ATREVIA Centroamérica, y Fiorella Perini, presidenta de la Asociación Guatemalteca de Franquicias. Conexión vía Zoom: en este enlace.
