Por ello, plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Skype han sido de las más populares en los últimos meses, porque permiten a las empresas que se continúe la interacción social con sus trabajadores. Así como se ha tenido que aprender a utilizar estas aplicaciones, también hay otros aspectos importantes a tomar en cuenta para comportarse frente a la cámara y mantener la etiqueta.
De acuerdo con Marielos Argueta, especialista en etiqueta e imagen personal, el principio básico que se debe mantener para las videollamadas es conservar los hábitos que se tienen al momento de asistir a una reunión en la oficina, como saludar, ceder la palabra, cuidar la apariencia física, tener listos los documentos que se utilizarán y estar informado informado acerca del tema a tratar.
A continuación, los expertos comparten consejos para realizar una buena videoconferencia:
Vestir casual
Aunque no se esté en la oficina hay que mantener una buena apariencia, por eso es importante arreglarse para estar frente a la pantalla. Si la empresa no se lo requiere, no es necesario utilizar el uniforme o vestirse formal. “Sin embargo, eso no significa aparecer con pijama o en playera cuando haya una videoconferencia. Lo ideal es vestirse casual y mantener una apariencia profesional. Podría ser una camisa de vestir, sin corbata, y un saco”, recomienda Argueta. También puede optar vestirse como lo haría para una reunión en persona.
Anticiparse para evitar los típicos problemas de audio y video
Las fallas técnicas le pueden ocurrir a cualquiera, sobretodo si la velocidad del Internet o la calidad de la computadora no es la misma que se tenía en la oficina. Un problema técnico la primera vez es aceptable, pero si se vuelve una constante podría ser molesto para el equipo que está en la reunión. Por ello, es recomendable que con suficiente tiempo de antelación verifique que la cámara, el micrófono y los altavoces o audífonos funcionen correctamente.
Además, únase a la conferencia 10 o 5 minutos antes, por si ocurre algún imprevisto técnico con el Internet. De esta forma tendrá tiempo para solucionarlo. También es necesario asegurarse de tener suficiente batería si participará con el teléfono.
Ajustar la iluminación
El blog de Zoom, entre las recomendaciones para mantener la etiqueta en una videoconferencia, menciona la iluminación como un aspecto importante. No debe sentarse directamente delante o al lado de una fuente de luz, porque los demás participantes verán a su alrededor una luz brillante y usted será una figura oscura. Ajuste la luz con lámparas y verifique con la cámara de su celular.
El fondo no es tan importante, pero sí requiere cuidar algunos detalles
Para Argueta, el fondo que se verá detrás de usted en la videoconferencia no es tan importante, lo ideal es que sea un espacio ordenado y neutro. Si no cuenta con una oficina en su casa o con un lugar más privado, puede optar por la mesa del comedor, la habitación o la sala.
“Muchos optan porque detrás solo sea vea una pared y eso está bien. Es funcional cuando es conferencia con personas importantes o con clientes nuevos, porque le da más seriedad a la reunión”, dice Argueta. Pero si es con el equipo de trabajo, con quienes ya se tiene confianza, el fondo puede ser más relajado. No importa si se ven fotos familiares o la decoración del hogar.
Buscar un espacio privado sin ruidos
Lo recomendable también es que el lugar que elija sea un espacio donde el sonido ambiente o el ruido no dificulte el desarrollo de la reunión. Evite que niños o mascotas estén en la misma habitación.
Además, procure no teclear el ordenador durante la reunión, mejor tome notas a mano. Pero si es imprescindible usar el teclado, apague el micrófono para que el ruido de las teclas no moleste a los demás. “El micrófono debe estar apagado si no vamos a hablar, así se evita el ruido ambiente que puede generar molestia”, dice Argueta.
No comer durante la reunión
Una de las ventajas del teletrabajo es que se puede comer a la hora que se desee, sin embargo, no es adecuado hacerlo durante una reunión, porque los sonidos se maximizan con los micrófonos de la computadora. Se escucha más cuando se utilizan audífonos con micrófono, ya que este queda más cerca de la boca y el sonido mientras mastica molestará al resto de los participantes.
Mantener la cámara encendida
Aunque muchos no se sienten cómodos con una cámara enfrente, es importante que en una reunión todos los participantes la tengan encendida porque esto generará armonía e igualdad en el grupo. También ayudará a crear cercanía al ver las expresiones y sentir ese contacto visual con el equipo de trabajo.
Respecto a aspectos técnicos, es importante tomar en cuenta que para evitar que los demás participantes lo vean muy cerca y usted se sienta más incómodo, lo recomendable es colocar la computadora o el celular a una distancia de 50 centímetros de su cuerpo y a la altura de los ojos.
Además, aunque la tendencia es mirar a los otros en la pantalla, cuando hable, lo aconsejable es mirar a la cámara, para que los participantes sientan que les está hablando a ellos. Cuando los demás hablen, continúe viendo a la pantalla. Evite apartar la mirada porque esto indica que está haciendo otras cosas o está distraído.
Hacer un esquema de la reunión
Preparar con anticipación la conferencia y armar un breve esquema acerca de cómo se desarrollará, evitará que la reunión se alargue de forma innecesaria y se olviden algunos temas a tratar.
¿Cómo salir si no ha finalizado la videollamada?
Si tiene que abandonar la reunión antes de que termine y usted está hablando, puede avisar a todos los participantes. Si no está en el uso de la palabra, puede dejar un mensaje en el chat. Recuerde que al salir debe cerrar la aplicación, apagar la cámara y el micrófono.
