Los archivos de la documentación contable de los contribuyentes por lo regular ocupan importantes espacios físicos y ello ha llevado a la necesidad de destruir aquellos que ya no tendrán utilidad para efectos fiscales y una de las preguntas que las empresas nos hacen es a partir de qué fecha se pueden desechar.

La mayoría toma como regla general los cuatro años de prescripción establecidos en el Código Tributario (CT), el cual decreta que “El derecho de la Administración Tributaria (AT) para hacer verificaciones, ajustes, rectificaciones o determinaciones de las obligaciones tributarias, liquidar intereses y multas y exigir su cumplimiento y pago a los contribuyentes o los responsables deberá ejercitarse dentro del plazo de cuatro años”. El tiempo se amplía a ocho años cuando el contribuyente o responsable no se haya registrado en la AT. Los indicados plazos se contarán a partir de la fecha en que se produjo el vencimiento de la obligación para pagar el tributo.

Es importante indicar que para destruir la documentación no solamente se deben computar los plazos en la forma indicada, ya que el mismo CT establece varios actos que interrumpen el término y el efecto de la interrupción es no computar para la prescripción todo el tiempo corrido antes del acto interruptivo. Entre los hechos más comunes que ocasionan interrupción podemos mencionar: 1) La determinación de la obligación tributaria, ya sea que esta se efectúe por el sujeto pasivo o por la AT; 2) La notificación de resolución por la que el ente fiscalizador confirme ajustes del tributo, intereses, recargos y multas, y que contengan cantidad líquida y exigible; 3) La interposición por el contribuyente de los recursos que procedan de conformidad con la legislación tributaria; 4) El reconocimiento expreso o tácito de la obligación; 5) La solicitud de facilidades de pago; 6) La notificación a cualquiera de las partes de la acción judicial promovida por la AT, así como la notificación de cualquier resolución que establezca u otorgue medidas desjudicializadoras emitidas dentro de procesos penales, así como la sentencia dictada en un proceso penal relacionado con delitos contra el régimen tributario o aduanero; 7) El pago parcial de la deuda fiscal de que se trate; 8) La solicitud de devolución de lo pagado en exceso o indebidamente, así como la solicitud de devolución de crédito fiscal a que se tenga derecho; 9) La rectificación de declaraciones.

De manera que el contribuyente debe examinar si no ha incurrido en alguno de esos actos, porque si lo ha hecho debe computar los cuatro años a partir de la fecha del acto interruptivo. Por ejemplo, si el día de hoy presenta rectificación de alguna declaración que vence en este mes, a partir de la fecha de la presentación del formulario rectificado le da vida otros cuatro años más, por lo que la prescripción sería hasta el 26 de julio de 2026.

Además de lo anterior es importante evaluar algunas operaciones especiales, verbigracia lo relacionado a las depreciaciones en las que se aplican plazos que abarquen cinco o más años; ejemplo, activos fijos que decida depreciar en un 10 por ciento, es recomendable contar con la documentación correspondiente a esos 10 años.

En el caso de los libros de contabilidad que obliga el Código de Comercio, dicha normativa establece que se deben conservar por todo el tiempo que dure la empresa y hasta la liquidación de todos sus negocios. Desde el punto de vista mercantil, tales libros no se deben destruir mientras la empresa siga vigente.